Description : Le CH CHARLES PERRENS recherche dès que possible un/e Secrétaire Médicale pour son pole ADICCOLOGIE en CDD 4 mois, à temps plein. MISSION GÉNÉRALE DU POSTE : Assurer les activités de secrétariat dans le cadre du PIE-A (guichet unique), ainsi que dans ces différentes composantes au sein de la filière ambulatoire du CHCP. ACTIVITÉS PRINCIPALES : * Accueil physique et téléphonique de la structure, prise de rendez-vous et orientation, * Gestion, traitement et suivi des courriers, dossiers et documents médicaux, * Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux, * Saisie et suivi de l'activité médicale y compris celle des diagnostics, * Saisie et suivi des tableaux d'indicateurs, de statistiques, * Classement et diffusion de façon méthodique et pertinente des informations, * Gestion et suivi des dossiers patients informatisés, * Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues, * Contribution à la délivrance de renseignements d’ordre général, dans son domaine de compétence, * Participation à la démarche qualité, * Mise en œuvre des procédures de gestion, * Organisation et alimentation des bases de données interne et hospitalière, * S’assurer du respect et de l’application des différents règlements et procédures en lien avec son secteur d’activités et en vigueur au PIE A, Profil recherché : DIPLÔME ET/OU QUALIFICATION : • Bac Sciences Médico-Sociales • Diplôme de Secrétariat Médico-Social CONNAISSANCES : * Principaux logiciels (Word, Excel, P. Point, Libre Office, Hôpital Manager, Dxcare, Planification des RDZ….) * Bureautique, Intranet/Internet * Dactylographie * Connaissances détaillées du vocabulaire médical * Connaissances juridiques : réglementation, droit des usagers et des patients * Connaissance des protocoles et procédures internes aux deux établissements CHCP/ CHU SAVOIR ÊTRE : * Respecter la confidentialité * Respecter le secret professionnel * Accueillir et orienter de façon bienveillante, scrupuleuse et neutre les personnes et les patients/usagers * Coopérer avec l'ensemble des acteurs du service (médicaux, paramédicaux, socio-éducatifs…) * Communiquer (partage et diffusion des informations) * Rigueur et sens des responsabilités * Inscription dans des démarches de réflexion et de formation SAVOIR-FAIRE : * Avoir des capacités d'organisation, de coordination, et d’anticipation * Savoir prendre des notes et faire des comptes rendus * Faire preuve d'esprit d'initiative et de disponibilité * S'inscrire dans les démarches institutionnelles (ex : Démarche qualité, évaluation interne et externe (CSAPA)) COMPÉTENCES REQUISES * Notions de base des techniques de communication orale et écrite * Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat * Capacité à synthétiser une information complexe * Capacité à gérer et/ou créer un système rationnel de classification * Capacité à rédiger et à mettre en page correctement un document électronique * Planifier son activité en articulation avec ses collègues en lien avec l’encadrement * Travailler en équipe. * Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service. SPÉCIFICITÉS DU POSTE : * Journée continue de 7h45 heures – Horaires 9h15 / 17 h du lundi au vendredi * Entretien annuel d'évaluation conduit par le responsable de filière * Guichet téléphonique unique avec une antenne sur chaque site et le positionnement d’une AMA.