POSTE : Chargé de Coordination aux Instances H/F DESCRIPTION : Vous serez responsable de la planification des Instances du Groupe, de la définition des ordres du jour et de la coordination de la constitution de l'ensemble des dossiers d'Instances. A cet effet, vous serez amené(e) à échanger avec l'ensemble des Directions. Vous contribuerez à l'organisation des Assemblées Générales annuelles du groupe. Vos missions principales seront les suivantes : - Calendrier des Instances : définition des dates et salles de l'ensemble des réunions d'instances (environ 300 par an). Mise à jour régulière du calendrier et communication ; - Ordre du jour : établissement des ordres du jour d'une cinquantaine d'entités tous les trimestres ; - Demande et suivi des pièces (environ 600 pièce par trimestre) : Vous garantirez la bonne réception des pièces constitutives au dossier d'Instances dans les délais statutaires, effectuerez le suivi et les relances nécessaires ; - Mise à jour des fichiers de pilotage de la Direction ; - Préparation des Assemblées Générales (AG) du Groupe ; - Préparation de l'ensemble des supports d'AG ; - Constitution des fichiers de vote ; - Lien avec les contributeurs pour organiser le vote ; - Suivi des recommandations d'audit ; - Contribution aux projets transverses : constitution de sociétés, études statutaires etc. PROFIL : De formation Bac +5, vous disposez d'une expérience professionnelle significative de 5 ans minimum sur un poste de coordination aux Instances dans un groupe assurantiel. Vous maitrisez parfaitement les logiciels Excel (usage très important) et Word. Vous êtes de nature autonome, rigoureuse et avez une excellente gestion du stress.