Référence CSP: 2025-2057160 Définition de la fonction : Référente qualité métier Description des missions : Missions spécifiques : Organisation et pilotage des activités du secrétariat médical en animant l'équipe de secrétaires et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies. Elaboration du planning hebdomadaire de répartition des postes de travail et ajustement de ce planning en fonction de l'activité Participation à l'élaboration du planning annuel, de congés Accueil, formation et intégration des remplaçants Pré requis obligatoires pour exercer : Maitrise des outils informatiques (WORD, EXCEL, POWER POINT, DPI (CORA doc, CORA archives), gestion des rendez-vous (ULTRAGENDA), gestion administrative CPAGE (mammographies, imagerie B), messagerie sécurisée (APPICRYPT) Formation initiale de secrétaire médicale (maitrise de la terminologie médicale). Etre membre ou intégrer l'équipe du secrétariat d'imagerie Organisation du poste : La secrétaire médicale référente est rattachée hiérarchiquement au cadre de santé du pôle (cadre de santé par délégation), au praticien et au référent métier de l'institution pour le fonctionnement. 37h30/semaine dont 4h / semaine dédiée à l'activité de référente Relations professionnelles : Avec tous les acteurs médicaux et paramédicaux Avec les agents du bureau de l'accueil administratif des patients.... Activités principales : Elaboration des plannings organisationnels Participation à l'élaboration du planning hebdomadaire de répartition médicale et des gardes Coordination pluridisciplinaire : médecins, patients, cadres, MERM, AS, .etc. Dans et en dehors de l'institution Participation aux réunions de service et prise de notes Gestion et commandes des fournitures de bureau Gestion et réapprovisionnement régulier de la documentation : imprimés, dossiers, plaquettes. Animation de l'équipe de secrétaires Savoir-faire : Connaitre les outils de la bureautique Comportements professionnels souhaités / Qualités requises : Sens du relationnel - Ecoute - Patience- Empathie Sens de l'observation - Initiatives-Responsabilité Esprit d'équipe Savoir collaborer avec l'équipe pluridisciplinaire et avec l'entourage Polyvalence Formations de base obligatoires : Formation incendie, Formations aux outils informatiques et spécifiques de l'établissement et de la téléphonie Formations à l'accueil Formation du nouvel arrivant (2 jours) Formation à l'identitovigilance (2h) Formations conseillées : Formation référente secrétariat. Excel niveau 2 Formations et informations générales : Le règlement intérieur, le projet de service Procédure de la fiche d'événement indésirable Protocoles, consignes, notes de services, notes d'information, consultation boîte mail. Tendances d'évolution du métier : Référente institutionnelle