Descriptif du poste: Finalité du poste L'Assistant de Direction / Office Manager est le pivot opérationnel et organisationnel de la direction générale. Elle assure un soutien de haut niveau à l'ensemble de la C-suite et garantit le bon fonctionnement des activités transversales du siège. Ce rôle combine excellence organisationnelle, rigueur administrative et sens du service pour permettre aux dirigeants de se concentrer pleinement sur leurs priorités stratégiques. Anglais Impératif ! Missions clés Assistanat de Direction - C-suite - Gérer les agendas complexes et mouvants des membres de la C-suite (CEO, CFO, COO, CCO, etc.). - Organiser et coordonner les réunions de direction : préparation des ordres du jour, logistique, comptes rendus et suivi des actions. - Gérer les communications entrantes et sortantes de la direction (emails, courriers, filtrage des appels). - Préparer des présentations, notes de synthèse et documents de travail pour la direction. - Assurer l'interface avec les partenaires internes et externes au nom de la direction. Organisation des voyages - Planifier et réserver l'ensemble des déplacements professionnels de la C-suite et des équipes : vols, trains, hôtels, transferts. - Constituer et transmettre les dossiers de voyage complets (itinéraires, documents, informations pratiques). - Gérer les imprévus et modifications de dernière minute avec réactivité et discrétion. - Assurer le suivi et le traitement des notes de frais liées aux déplacements. Optimisation des coûts & process voyage - Définir et mettre en œuvre une politique voyage adaptée (catégories de prestataires, plafonds, règles de réservation). - Négocier et piloter les relations avec les agences de voyage et fournisseurs (compagnies aériennes, hôtels, loueurs). - Analyser les dépenses voyages, identifier les leviers d'économies et produire un reporting régulier. - Améliorer en continu les process de réservation et de validation. Gestion du parc téléphonique & abonnements - Tenir à jour l'inventaire du parc de terminaux mobiles (smartphones, tablettes) et suivre les attributions par utilisateur. - Gérer les contrats et abonnements téléphoniques : négociation, renouvellements, résiliations. - Contrôler et analyser les factures téléphoniques, identifier les anomalies et optimiser les plans tarifaires. - Gérer les incidents matériels (pannes, pertes, remplacements) en lien avec les fournisseurs et l'IT. ✅ Livrables clés - Gestion fluide et sans faille des agendas et communications de la C-suite. - Politique voyage définie, communiquée et appliquée par toutes les équipes. - Reporting mensuel des dépenses voyage avec analyse des écarts et recommandations. - Inventaire à jour du parc mobile et suivi des contrats opérateurs. - Réduction mesurable des coûts téléphoniques et voyages année sur Profil recherché: Compétences techniques - Maîtrise Pack Office & Google Workspace - Outils de réservation voyage (SBT, outils en ligne) - Analyse de données de dépenses & reporting - Gestion de flotte mobile & relations opérateurs - Anglais professionnel (oral & écrit) apprécié Soft skills - Discrétion et confidentialité absolues - Sens de l'organisation, rigueur et gestion des priorités - Excellente communication écrite et orale, sens du service - Proactivité et capacité à anticiper les besoins