RESPONSABILITÉS : Activités principales et associées : Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes, Information, conseil et orientation des étudiants Suivi du budget du département et gestion des demandes de missions enseignants en relation avec le chef de département Rédaction et transmission des mails, convocations et autres documents aux usagers Soutien logistique des soutenances, journées immersion, réunions, etc... Saisi des services réalisés des enseignants Préparation des devoirs finaux - RECRUTEMENT : Élaborer et transmettre les convocations aux tests de positionnement et/ou entretien Extraire les listes Parcoursup-Ecandidat-Campus France et assurer le suivi Répondre aux questions des candidats et Pointer les présences et tenir les statistiques - APOGÉE : Vérifier les inscriptions administratives et procéder aux inscriptions pédagogiques Saisir les modalités de collecte, les règles de calcul de notes et de résultats Élaborer les maquettes d'extraction de notes, extraire les notes et transmettre aux enseignants Élaborer les maquettes de notes de PV de jury et de relevés de notes, éditer les PV et préparer les jurys Exporter les relevés de notes et les transmettre aux étudiants -SUIVI DES ABSENCES: Saisie des absences des étudiants Accueil des étudiants (collecte des justificatifs,délivrance de attestations du secrétariat) et convocations Production de tableaux de bord de suivi des absences - STAGE et PSTAGE : Communiquer avec les entreprises, diffuser leurs offres de stage et d'emploi Suivre et contrôler les conventions de stage Éditer les conventions et attestations de fin de stage Récupérer les évaluations de fin de stage Transcrire les grilles d'évaluation en notes Récupérer les rapports de stage, les dispatcher aux différents tuteurs puis collecter les notes - HYPERPLANNING : Maquetter les cursus et modules pour chaque parcours et chaque spécialité, rattacher les étudiants à leur parcours/groupe Élaborer les emplois du temps et attribuer les salles - RÉFFORMATION : Élaborer les maquettes de formation et les modifier selon les évolutions Saisir les modalités de collecte des évaluations - SCODOC (Le département SD est département pilote sur le site Roubaix) : Gestion des absences et des notes, formation des groupes - COMMUNICATION TRANSVERSALES SD/SITE/IUT ET LIEN AVEC LES ENTREPRISES PARTENAIRES: Préparation et planification avec le chef de département des immersions, stage, jobdating de l'apprentissage, challenges et akathon, séminaires, JPO,forums ... PROFIL RECHERCHÉ : CDD de 4 mois Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel : - Logiciels bureautiques courants - Logiciel de gestion de la scolarité des étudiants - Maquettes des formations - Établissement et ses composantes : Connaissance des formations proposées à l'IUT de Lille - Respect des procédures et bonnes pratiques administratives Savoir-faire opérationnels : Travailler dans des délais contraints Contrôler les informations et règles de calcul du système de notation Analyser les demandes des étudiants, y répondre de manière appropriée et les diriger vers les bons interlocuteurs Respecter la confidentialité des données Savoir-faire comportementaux : Avoir le sens de l'accueil et du service public Faire preuve d'organisation, de discrétion et de rigueur, de discrétion et de réactivité Savoir travailler en équipe et pour plusieurs personnes Faire preuve d'impartialité Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes Savoir gérer les conflits Baccalauréat général ou dans le domaine de la gestion des organisations et de l'administration Expérience souhaitable en accueil de public Réorganisation administrative des structures de l'IUT en cours