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Urgent assistant de gestion H/F poste à PLUNERET 56 - PLUNERET
Offre n° 3769228
Urgent assistant de gestion H/F poste à PLUNERET
56 - PLUNERET - Localiser avec Mappy
Publié le 10 septembre 2024
Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'agence. Réalise le traitement administratif des dossiers (frappe de courriers, mise ne forme de documents,). Assure le transfert des informations (e-mail, notes, fax,) pour le compte d'un ou plusieurs services de l'entreprise. A en charge les dossiers de facturation clients, facturation fournisseurs, relances et suivi de l'activité. Accueil Ø Gérer le standard téléphonique Ø Accueille les clients, fournisseurs, visiteurs, les oriente, prend les messages et fixe les rendez-vous Ø Ordonnancer, classer et archiver des documents avec méthode Ø Distribue le courrier aux différents services Secrétariat Ø Saisit et présente des documents à l'aide de techniques bureautiques mis à disposition (courriers, tableaux de bords,) Facturation clients Ø Assure la facturation clients (conformités des codes de vente, codes clients, bons de commande) Ø Contrôle la réception des bons de commande avant livraison et assure la relance si besoin Ø Procéder aux ouvertures de comptes clients de manière conforme Ø Prépare les demandes d'avoirs client en accord avec le Responsable d'Agence Ø Gérer l'expédition des commandes à réception des règlements Trésorerie Ø Enregistre les règlements clients conformément à la procédure Ø Transmet des éléments de paiement au siège Relance Ø S'assure auprès des services techniques de la conformité de la prestation Ø Assure les relances des factures non payées à partir du logiciel Ø Renseigne les logiciels sur les éléments justifiant les retards de paiement Ø Transmet les dossiers clients litigieux au siège Facturation fournisseurs Ø Saisit les factures fournisseurs Ø Communique les documents d'ouverture de comptes aux fournisseurs et s'assure de leur conformité Ø Renseigne la fiche fournisseur dans le logiciel pour mise à jour Ø Vérifie la conformité des délais de paiement fournisseurs Ø Veille à l'expédition des pro formas au siège et s'assure de la réception des factures définitives et de leur enregistrement Ø Veille à la réception de toutes les factures fournisseurs Ø Procède à un contrôle hebdomadaire des bons de réception Suivi de l'activité Ø Renseigne les documents existants pour les entrées et sorties de matériels Communication Ø Transmet les documents et informations à la Responsable Administrative & Financière ou au siège Ø Récupère quotidiennement le courrier à la boîte aux lettres Ø Est responsable de l'expédition du courrier au Siège Ø Signale tout dysfonctionnement lié au fonctionnement du bâtiment Ø Communique les éléments au transporteur et assure un suivi des expéditions et des enlèvements Ø Avoir envers ses responsables hiérarchiques, les fournisseurs et les clients une attitude courtoise et respectueuse Ø Respecte les règles d'hygiène et de sécurité Ø S'implique dans la démarche qualité de l 'entreprise Ø Respecter les consignes de la hiérarchie Ø Assurer le suivi de l'activité en l'absence d'un collègue (ex :assistante de gestion d'une autre agence) Ø Proposer des axes d'amélioration d'organisation liés à son activité : force de proposition en signalant des problèmes, dysfonctionnements, en proposant des hypothèses de solution, des innovations et/ou des améliorations *Assure, en l'absence de l'assistante administrative une partie de ses fonctions.De formation Bac Pro secrétariat , BTS assistante de gestion avec expérience de 3 à 4 ans en accueil, secrétariat et/ou comptabilité, gestion commerciale poste en CDI Ø Les modalités d
- Type de contrat
-
Contrat à durée indéterminée
Contrat travail - Salaire
- Salaire brut : Annuel de 20000,00 Euros à 25000,00 Euros
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigée de 3 An(s)Cette expérience est indispensable
Informations complémentaires
- Secteur d'activité : Activités des organisations professionnelles
Entreprise
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