POSTE : Assistant d'Exploitation - Service Technique Siège H/F DESCRIPTION : Quels seront vos futurs challenges ? Vous interviendrez sur des missions de transformation opérationnelle et d'accompagnement des métiers, dans un contexte d'entreprise en évolution. Vous intégrerez l'équipe Environnement de travail rattachée à la Direction des Ressources Humaines, Organisation et Moyens. En tant qu'Assistant d'exploitation - Service Technique Siège, vous interviendrez sur : Gestion administrative et opérationnelle - Analyser et traiter des demandes d'intervention via l'outil de GMAO SAM FM; - Suivre le cycle de vie des demandes et la création d'un outil de suivi (délais, nombre, dérive, etc); - Être l'interface entre les utilisateurs internes, les équipes techniques et les prestataires; - Gérer les données administratives du service (classement, archivage, reporting); - Suivre les sinistres (Abeille Province, ALBEA & UFF). Suivi comptable et financier - Gestion des commandes; - Contrôler et être en charge du rapprochement des factures fournisseurs; - Renseigner les outils de suivi budgétaire du service (tableaux de bord, indicateurs); - Être l'interface avec la comptabilité et les achats. Relation clients internes et Prestataire externe - Traiter les demandes et réclamations avec un souci de qualité de service et communiquer sur l'avancement des interventions; - Contribuer à la satisfaction des clients internes; - Participer aux réunions avec les prestataires et relancer les intervenants. Reporting et outils - Mettre à jour des tableaux de suivi et indicateurs d'activité; - Extraire et analyser les données depuis SAM FM; - Participer à l'optimisation des outils et procédures du service. - Assurer le suivi et l'animation de l'outil BEELDI par les différents intervenants Secrétariat du Service Technique Siège - Assurer le secrétariat courant du service (gestion des appels, des courriels et du courrier); - Organiser et suivre de l'agenda du Responsable du Service Technique siège; - Préparer les réunions (convocations, ordres du jour, supports)et en rédiger des comptes rendus ainsi que des notes internes; - Mettre en forme et diffuser des documents (procédures, reporting, présentations). Dans quel environnement évoluerez-vous ? Vous rejoindrez l'équipe Environnement de travail composée de 2 collaborateurs, dans une dynamique collaborative et orientée résultats. Etes-vous la personne qui saura relever ce challenge ? Votre profil - Formation Bac +3/4 en Immobilier/Logistique - Vous avez une expérience de 2 à 5 ans sur un poste similaire dans un service technique, immobilier, maintenance ou multiservices - Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook) et des logiciels métiers notamment d'un outil GMAO (SAM FM ou équivalent) - Connaissances des bases comptables Vos atouts - Excellent relationnel: capacité à travailler en équipe, d'échanger avec des interlocuteurs variés et d'avoir un sens du service client - Sens de l'organisation et de la rigueur - Gestion des priorités, respect des délais - Autonomie, fiabilité et discrétion professionnelle Ce que nous avons à vous proposer? Une rémunération globale, composée: - D'une part fixe, - D'une part variable: Individuelle, et collective, via l'Epargne salariale (Participation / intéressement), - Une surcomplémentaire retraite (PERE - Plan d'Epargne Retraite Entreprise) - Du télétravail, encadré par un accord qui prévoit jusqu'à 2,5 jours de télétravail par semaine, accessible après la période d'intégration (sauf exception), Le télétravail donne droit à des titres restaurant, une aide à l'équipement et une indemnité internet mensuelle. - Une mutuelle interentreprise avantageuse. - Un remboursement de transport flexible, encadré par un forfait mobilité durable, pour favoriser les mobilités douces. - Entre 26 et 29 jours de congés payés et 15 jours de RTT pour un temps plein. - Un CSE avec des offres et services attractifs. - Des offres de produits d'assurance et un accompagnement personnalisé, - Un environnement de travail chaleureux et convivial 100% en flex-office, facilement accessible en transport PROFIL :