[53787] CHU DE MONTPELLIER DEFINITION DU POSTE : -Assister l'encadrement et l'équipe du SRU pour le traitement des réclamations comme pour le fonctionnement de la CDU, afin d'optimiser la gestion de l'activité et favoriser le travail en équipe Assurer la gestion logistique nécessaire au bon fonctionnement et à la continuité d'activité du SRU et de la Direction -Organiser, coordonner et traiter les informations administratives et relations internes/externes du secrétariat L'assistant(e) de direction sait s'exprimer oralement et rédiger à l'écrit avec aisance. Il/elle sait accueillir et orienter les personnes qui le/la sollicitent et prendre les messages éventuels (nom, prénom, coordonnées, fonctions, problématiques, demande...). Doté d'un excellent relationnel, il/elle sait faire preuve d'anticipation, de pédagogie, d'initiatives et d'autonomie et s'adapter en toutes circonstances avec calme, rigueur et prise de recul. Il/elle maîtrise les outils/logiciels bureautiques : traitement de texte, tableur, tableaux de bord, messagerie et agenda électroniques et possède un très bon sens de l'organisation, de la planification et du classement. Il/elle est attaché au travail en équipe et a le sens des priorités. Son autonomie, sa disponibilité et sa discrétion font de lui un collaborateur essentiel pour la direction dont il incarne les missions et principes de fonctionnement. ACTIVITES PRINCIPALES Activités socles - Secrétariat : Organiser, coordonner et traiter les informations administratives et relations internes/externes du SRU/ message -Accueil téléphonique ou physique des interlocuteurs -Réception et orientation des visiteurs, appels -Gestion du courrier - Enregistrement (GED) Traitement et mise en forme de documents, courriers, etc. -Prise de RDV, Tenue des agendas et plannings d'activité, -Préparation et organisation de réunions, réservation et ouverture / fermeture de salles de réunions (dont équipement informatique, audio ou visio conférence, enregistrement, etc.) -Prise de notes, rédaction et diffusion de compte-rendu -Préparation et organisation d'événements (séminaires, conférences, instances, etc.) -Accompagnement et gestion logistique pour tous les membres de l'équipe (accueil nouveaux arrivants, stagiaires, déménagements, etc.) Préparation et suivi des dossiers en amont, -Contrôle et production des documents nécessaires à la mission du SRU et de la direction -Reproduction, classement et archivage des documents -Gestion des fournitures et matériels de bureau, identification des pannes ; -Identification et gestion des demandes d'interventions techniques ; -Recensement des besoins en abonnements et revues Activités - Relations Usagers et réclamations non indemnitaires : -Création des dossiers dématérialisé -Accusé réception de tous les courriers de réclamations non indemnitaires -Réception et enregistrement des témoignages de satisfaction et envoi de remerciements aux équipes concernées -Création de la fiche dans le registre sous SPHINX -Anonymisation et saisie des verbatims de réclamations non indemnitaires -Procéder aux relances des demandes d'observations aux services et assurer la traçabilité sur la fiche de suivi et dans le registre des réclamations -Traitement des courriers départs du secteur -Annotations et notification des fiches SPGED -Dépôt des réclamations, courrier AR courrier réponse sur l'espace SHAREPOINT -Transmission de chaque réclamation et de chaque réponse via SPGED aux directions de sites, aux directions fonctionnelles concernées, aux responsables du pôle hospitalo-universitaire concerné -Organisation des médiations -Pour les réclamations dites simples o Demande du rapport d'observations o Rédaction du courrier de réponse à l'usager -Contribution au suivi des délais et à la traçabilité en temps réel ; -Assurer l'organisation de la Commission des Usagers : programmation CDU, suivi des ODJ, prise de note, rédaction et diffusion de compte-rendu de la CDU, etc. -Assurer l'organisation des travaux avec les RU : programmation des réunions de travail avec les RU ; gestion du site SharePoint, etc. Appui au partenariat en santé : -Structuration de l'annuaire du partenariat post-séminaire -Organisation des webinaires mensuels des partenaires sous la supervision du référent -Organisation de certains groupes de travail (livret d'accueil, etc.) -Organisation d'évènements (type séminaire) Description du profil recherché: SAVOIR-FAIRE REQUIS -Accueillir et orienter des personnes, groupes, publics -Savoir communiquer et s'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs variés -Rédiger et mettre en forme un document de f