RESPONSABILITÉS : DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION DE L'ASSISTANT DE DIRECTION Les missions principales de l'Assistant de la direction des soins sont : - Assurer le secrétariat du directeur : Coordonnatrice Générale des Soins - Assister le directeur, les cadres supérieurs de santé de la direction des soins dans leurs missions - Assister le directeur dans la gestion des demandes de la Direction centrale des soins. - Assurer la continuité de deux autres secrétariats de direction en cas d'absence (secrétariat de la Direction des Ressources matérielles et du développement durable et du Directeur Référent des PAM CPMH et NEURO d'une part, secrétariat du directeur référent HFME et du Directeur de projet HUMR d'autre part). Les principales activités de l'Assistant de la direction des soins sont : - Gestion des agendas (rdv, réunions, congés...) du directeur, des cadres supérieurs de santé de la direction des soins. - Organisation, planification et préparation de réunions/de groupes de travail et de comités de pilotage : réservation de locaux, convocations, envoi des CR, etc. - Accueil et renseignement (physique et téléphonique). - Gestion de la correspondance : distribution et envoi du courrier. - Rédaction de courriers administratifs, comptes rendus de réunion, notes. - Elaboration de diaporamas ou autres supports visuels. - Création et actualisation de supports Excel pour aide de dossiers ou aide à la saisie. - Préparation des RDV de notation et de recours amiables. - Diverses prestations d'aide à l'installation matériel informatique pour réunion, impressions de documents, photocopies, quick di, ...). - Commande des fournitures (Hospimag, Lyreco). - Mise à jour deux fois par an de la liste téléphonique et de l'organigramme des Cadres Supérieurs et Cadres de santé du groupement. - Gestion des habilitations des nouveaux cadres supérieurs de santé. - Gestion des gardes et astreintes de la directrice des soins et des cadres supérieurs de santé (élaboration/ mise à jour du tour de garde des CSS, préparation des documents pour l'astreinte CSS et Direction ...). - Anticipation de toutes les activités récurrentes de la direction des soins. - Aide à l'organisation des élections de la commission locale des soins. - Appui à l'organisation d'évènements en collaboration avec la DRH du GHE (réservation de locaux, gestion des inscriptions, communication...) PROFIL RECHERCHÉ : CONNAISSANCES/COMPETENCES/QUALITES ACQUISES ET/OU A DEVELOPPER - Sens de l'accueil et des rapports institutionnels. - Sens de l'écoute, disponibilité et qualités relationnelles. - Discrétion et respect du secret professionnel. - Autonomie et esprit d'initiative. - Sens de l'organisation et de l'anticipation. - Aptitude à hiérarchiser les activités et savoir gérer l'urgence. - Savoir rendre compte. - Maîtrise de l'orthographe. - Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Intranet, Internet, Outlook (messagerie + calendrier). CONDITIONS DE TRAVAIL - Poste à temps plein - Durée du temps de travail : 7h30 (28 CA - 15 RTT) - Rythme de travail : du lundi au vendredi - Amplitude Horaire : 8h00 - 16h00 - Congés annuels : les congés annuels sont organisés, en lien avec les 2 secrétaires de la DRM et du directeur référent du PAM CPMH et de l'HFME et projet HUMR de manière à assurer la permanence et la continuité du service. CONDITIONS CONTRACTUELLES : - Nature du contrat : "Titulaire", "Mobilité interne", "CDD" - Quotité de temps de travail : 100% - Nature du poste : Poste vacant Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement. Pour les professionnels non-titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité d'accéder au statut de la fonction publique par la voie des concours. - Catégorie Emploi : Catégorie C - Date de recrutement souhaitée : 03/03/2025