POSTE : CDI Assistant·e Administratif·ve 0.8 Etp a Bernay 27 H/F DESCRIPTION : Le Centre Thérapeutique Résidentiel Collectif est un lieu d'hébergement et de soins de 20 places pour des personnes en démarche de soins présentant une problématique d'addiction. Au sein du CTR Entr'Acte Normandie,l assistant-e administratif-ve assurera les missions de : Standard et accueil- Gestion et suivi des tâches administratives Gestion du personnel - Tenue des dossiers du personnel de la structure (arrêt maladie, visite médicale, demande de congés, plannings, feuilles de récapitulation des horaires, attestation formation) et du registre du personnel - Saisie dans le logiciel HRA des entrées et sorties du personnel ainsi que toute information à modifier - Elaboration des contrats de travail - suivi des plannings - Suivi et prise de rendez-vous des visites médicales - Transmission des variables de paie avant le 10 de chaque mois (aux dates indiquées sur le calendrier de paie) - Déclaration des accidents du travail - Organisation des remplacements d'urgence selon les instructions Gestion du service - Tenue du tableau d'affichage employeur et personnes accueillies - Transmission des informations relatives aux établissements et au Groupe SOS - Commande des fournitures, Assurer les réceptions des commandes - Référent administratif s'agissant des contrats de maintenances en lien avec l'équipe logistique - Constitution des déclarations auprès des assurances - Suivi et mise à jour du registre de sécurité - Rédaction de courriers administratifs, notes, rapports, Gestion administrative - Faire les DPAE. - Envoi des arrêts maladie Comptabilité - Tenue de la caisse, - Suivi des factures à payer, rédaction des BED ainsi que des chèques - Renseignement, validation auprès de l'équipe de direction et transmission des documents comptables Dynamique institutionnelle, interinstitutionnelle et partenariale - Participer, dans le cadre de la démarche d'amélioration continue du Groupe SOS Solidarités, à la démarche qualité et gestion des risques des établissements - Contribuer à l'élaboration des supports d'information et de communication des établissements (internes et externes) en incluant une dimension Français simplifié lorsque c'est nécessaire : rapport d'activité, comptes rendus de réunion, notes et supports d'information - Participer à des temps d'information ou de formation en lien avec les pratiques professionnelles et le Projet d'Etablissement Rémunération : PROFIL : Statut, diplôme et convention collective : - Non cadre - BTS Secrétariat ou BTS Assistante de direction ou BTS Assistante de gestion PME-PMI ou BEP Secrétariat Connaissances - Connaissance du projet d'établissement et des missions des établissements - Connaissance du public accueilli et de ses problématiques - Maîtrise des outils bureautiques - Savoir classer et archiver les dossiers - Savoir tenir à jour des documents administratifs concernant le personnel du centre (demandes de congés, fiches préparatoires de salaires) - Savoir créer des bases de données spécifiques Savoir-faire - Savoir adapter son langage aux interlocuteurs et s'exprimer avec clarté au téléphone - Savoir tenir un standard - Avoir des facilités rédactionnelles - Etre réactive face aux demandes des interlocuteurs téléphoniques ou des visiteurs - Savoir écouter les demandes téléphoniques, les évaluer et les orienter auprès des membres de l'équipe - Savoir orienter les visiteurs entre les différents interlocuteurs - Savoir prendre les messages téléphoniques de façon claire et précise - Savoir gérer un agenda et un planning en fonction des besoins et des contraintes horaires - Etre capable de répondre aux demandes techniques d'informations (demandes d'adresses précises de centres, procédures d'admission) - Savoir anticiper sur les besoins de matériel pour le personnel - Savoir établir les bons de commande - Faire des recherches rapides et précises pour répondre aux questions posées Savoir-être - Autonomie - Bienveillance - Sens de l'écoute et de la discrétion - Respect des personnes - Capacité d'adaptation, d'organisation de polyvalence, de rigueur et de disponibilité - Capacité à avoir un vocabulaire adapté au niveau de compréhension des personnes - Réactivité et sens de l'initiative - Aptitude à s'inscrire dans un travail d'équipe - Capacité à poser un cadre ferme et bienveillant - Capacités d'analyse et de synthèse - Capacité à gérer les conflits - Sens de la communication - Sens des responsabilités - Capacité de représentation