POSTE : Responsable ADV H/F DESCRIPTION : Nous recherchons un.e Responsable ADV (H/F), le poste est à pourvoir dès que possible au siège sociale du Groupe. Missions principales En tant que Responsable ADV, vous aurez un rôle clé dans la gestion de l'Administration des Ventes (ADV). À ce titre, vous réaliserez l'ensemble des tâches ADV en collaboration avec l'équipe. En parallèle, vous serez un support essentiel pour les assistantes ADV du Groupe, en les accompagnant dans leurs missions quotidiennes, en répondant à leurs questions et en apportant des solutions aux problématiques rencontrées. Véritable référent(e), vous superviserez et harmoniserez les bonnes pratiques ADV à l'échelle du Groupe, garantissant ainsi l'efficacité et la fluidité des processus administratifs. 1. Administration des ventes (ADV) - Gérer le flux de demandes entrants (mail et téléphone) vers les bons interlocuteurs internes - S'assurer du bon traitement des demandes entrantes qu'elles soient internes ou externes - Gérer intégralement le suivi administratif et financier des affaires - Etablir et alimenter les fiches de suivi marchés - Formaliser et suivre les contrats de sous-traitance en lien avec les chargés d'affaires, conducteurs de travaux et pôle comptabilité - Piloter les revues de facturation avec les opérationnels - Effectuer la facturation clients (factures directes et situation de travaux) en prenant en compte les particularités des clients et marchés - Gérer et suivre les réponses aux courriers recommandés 2. Réponse aux appels d'offres (AO) - Réaliser une veille sur la publication des différents AO pouvant répondre au périmètre des différentes filiales - Mettre à jour les différents supports administratifs pour les AO (moyens humains et matériels, références, environnement) - Piloter et suivre avec le bureau d'études le planning de remise des AO - Suivi des modifications, questions réponses, demandes complémentaires des AO et transmission aux équipes en charges des dits dossiers - Relance, analyse et suivi des attributions d'AO 3. Suivi des créances clients - Gérer les relances sur règlements clients en lien avec les pointages de la comptabilité - Recueillir les éléments opérationnels pour les procédures de recouvrement - Gérer les courriers de recouvrement en lien avec la comptabilité 4. Supervision et coordination du support administratif Groupe - Coordonner et répartir de charge administrative dans le service - Gérer les plannings de l'équipe ADV (congés/télétravail) - Assister la Directrice Administrative dans le suivi des dossiers transverses (reporting, préparation de documents, coordination avec les filiales) - Participer à l'optimisation des processus administratifs et à l'amélioration des outils de gestion - Assurer un support ponctuel aux autres directions (direction financière, direction générale) en fonction des besoins - Temps de travail : - 38 heures - Titres restaurant - Politique de rémunération attractive - Rémunération fixe et variable - Revue annuelle des salaires - Prime de participation et intéressement - Mutuelle d'entreprise prise en charge à 100% par l'employeur - CE entreprise PROFIL : Formation & Expérience - Bac +3 à Bac +5, administration des ventes ou management - Expérience minimum de 5 ans en ADV, idéalement dans le secteur du BTP - Expérience en animation d'équipe et en supervision de processus ADV multisites Compétences requises - Maîtrise parfaite des outils digitaux de gestion commerciale (ERP, CRM, Pack Office) - Bonne connaissance des pratiques commerciales et contractuelles du secteur du BTP - Capacité à animer une équipe - Rigueur, organisation et sens de l'analyse - Excellentes capacités relationnelles pour assurer un bon relai avec les filiales - Aisance en gestion administrative et capacité à travailler sur des dossiers transverses