RESPONSABILITÉS : MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL : Le/la Gestionnaire de Scolarité exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine de la formation au sein de la Scolarité des UFRs de Médecine et des Professions Paramédicales et de Pharmacie. Il/elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du service. Il/elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Le/la Gestionnaire est placé-e sous la responsabilité hiérarchique du Responsable de Scolarité concerné au sein des UFRs de Médecine et des Professions Paramédicales et de Pharmacie. Le Service de la Formation est structuré en 2 Pôles de Scolarités qui se répartissent la gestion de l'ensemble des formations des deux UFRs (Médecine et Pharmacie). ACTIVITÉS ESSENTIELLES : Assurer l'accueil physique, téléphonique et l'orientation des interlocuteurs externes et internes • Gérer le courrier et les courriels concernés • Accueillir les usagers Réaliser les actes administratifs et de gestion courante du service de la scolarité • Gérer les inscriptions/réinscriptions administratives • Organiser et gérer les campagnes de candidature et d'inscriptions pédagogiques des étudiants • Préparer et assurer le déroulé des examens du périmètre de formation concerné • Mettre à jour l'espace numérique de travail et les tableaux d'affichage • Assurer la gestion des emplois du temps et de la réservation des salles, en collaboration avec le service ADE • Assurer la gestion et le suivi des stages • Envoyer les certificats de réception, diplômes et attestations diverses du cursus visé • Participer/organiser les sessions d'examens Participer aux conseils de perfectionnement et réunions pédagogiques Sélectionner et diffuser l'information en interne et en externe Participer aux actions de communication de promotion de l'offre de formation : Journée Portes Ouvertes. Classer et archiver les dossiers Participer aux activités générales du Service et à celles des UFRs PROFIL RECHERCHÉ : COMPÉTENCES REQUISES : Connaissances : • Environnement et réseaux professionnels • Techniques d'élaboration de documents • Techniques d'accueil téléphonique et physique • Culture internet • Techniques de communication Savoir-faire : • Accueillir et prendre des messages • Accueillir les populations concernées • Enregistrer et classer les documents • Rédiger des rapports ou des documents • Savoir rendre compte • Travailler en équipe • Utiliser les logiciels liés à l'activité • Utiliser les outils bureautiques Savoir-être : • Sens de l'organisation • Réactivité • Sens relationnel • Discrétion • Discernement professionnel PRE-REQUIS / FORMATION souhaitée : • Diplôme de niveau 3, domaine du secrétariat, de la gestion administrative SPÉCIFICITÉS DU POSTE : • Rémunération : base INM 366 soit 1867.02€ brut mensuel • Temps hebdomadaire : 37h30 • Congés : 49 jours annuels pour un temps plein (base 37h30) • Horaires à adapter selon les périodes de fortes activités (ponctuelles ou anticipées) • Déplacement possible dans les centres d'examens • Manutention • Participation aux frais de transports en commun • Aménagement du temps de travail : https://www.uca.fr/universite/travailler-a-luca/services-aux-personnels • En application du décret 2022-633 du 22 avril 2022 modifié, les personnels du Ministère de l'Éducation Nationale, de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche sont tenus d'adhérer au contrat collectif de protection sociale complémentaire « santé » souscrit par leur employeur. Vous devrez vous affilier dès votre date d'arrivée à l'UCA. Toutefois, dans certains cas, vous aurez la possibilité de demander une dispense. Informations disponibles ici. • Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents ( https://class.uca.fr/) • Accès parking • Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travail Pour l'UCA, l'inclusion et la diversité sont des valeurs importantes. C'est pourquoi nous sommes notamment handi- accueillants. Information complémentaires : • Catégorie C • Date de début de contrat : septembre 2026 • Date de fin de contrat : 31/08/2027