RESPONSABILITÉS : Adjoint en gestion administrative - Chargé.e de gestion des vacations d'enseignements administratif Missions principales : mise en œuvre des contrats des vacataires d'enseignement. Niveau et nature des responsabilités essentielles : • Gestion et suivi des dossiers des chargés d'enseignements (licence AES et M1 AES) sur OSE • Établir les contrats de vacation des chargés d'enseignements. • Veiller au respect de la réglementation en matière de recrutement de chargés d'enseignements et des maquettes d'enseignements. • Renseigner sa hiérarchie sur l'état des heures d‘enseignements consommées. • Appui gestion financière : préparation Bon de commandes / ordres de missions. Activités principales : Gestion des Vacataires enseignants : • Gestion de la totalité de la procédure de recrutement des chargés d'enseignements • Prise de contact auprès des responsables de cours afin d'obtenir la constitution des équipes pédagogiques et transmission des données auprès des scolarités de l'IAES • Enregistrement des personnels chargés d'enseignements des personnels sous le logiciel OSE et suivi de la validation des statuts par le service RH • Suivi du processus de mensualisation • Saisie des services des vacataires d'enseignements prévisionnels puis réalisés sous le logiciel Agasse, • Contrôle des dossiers de recrutement sur OSE, • Contrôle et saisie, édition et suivi des contrats et des états de liquidation • Relance des intervenants dans le cadre de pièces manquantes. • Transmission en ligne sur OSE et suivi pour paiement, des dossiers auprès du service des ressources humaines • Élaborer le tableau de gestion des recrutements des chargés d'enseignements à partir des demandes de recrutement des enseignants et des chargés d'enseignements rentrés sous OSE Renfort du pôle scolarité dans le cadre des sessions d'examens. Relations fonctionnelles et environnement du travail : Le personnel affecté à ce poste travaille au sein d'une équipe de 9 agents administratifs. Il travaille en collaboration avec le Service des ressources humaines à qui il transmet les contrats et états liquidatifs des vacataires d'enseignements. PROFIL RECHERCHÉ : Compétences et connaissances professionnelles : Les « savoirs » : • Connaître les différents statuts des personnels de l'université • Connaître la base du droit de la fonction publique Les « savoirs faire » : • Maîtriser les techniques d'expression orales et écrites • Maîtriser les logiciels /OSE /APOGEE/ • Maîtriser les logiciel WORD EXCEL Qualités et compétences personnelles : • Savoir être organisé et méthodique • Savoir anticiper, être réactif et s'adapter • Savoir gérer les situations de stress et de conflit • Savoir s'adapter à ses interlocuteurs (enseignants extérieurs/statutaires, différents services) • Savoir être à l'écoute et disponible