Référence CSP: O067251/023000316 Auprès du directeur, de l'administrateur·rice général·e et en lien permanent avec l'ensemble de l'équipe de direction de la Haute école des arts du Rhin, l'Assistant/e de direction est chargé(e) d'assurer le secrétariat de cette partie de l'établissement, à savoir : 1) Assister la Direction dans la mise en ½uvre de l'activité et la gestion quotidienne : - Accueil, prise de rendez-vous, organisation de réunions ; - Relation avec les membres fondateurs de l'établissement, les élus locaux et leurs secrétariats, les partenaires locaux, nationaux et internationaux et leurs différentes instances ; - Effectuer les activités et travaux de secrétariat (suivi des agendas, frappe et mise en forme de documents, classement, fichier des contacts...) ; - Assurer le suivi du courrier physique et numérique, et sa diffusion (tri, distribution, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage) et veiller à sa mise en forme ; - Gérer de manière autonome certains dossiers spécifiques et/ou transversaux ; - Assurer le secrétariat des réunions du Comité de Direction et des réunions de service ; - Assurer l'organisation et le suivi des dossiers des déplacements : administration générale, ordres de mission, bons de commande 2) Organiser la préparation logistique des instances et en particulier du Conseil d'administration : - Préparer le Conseil d'administration (invitation, organisation, constitution des dossiers), assurer le suivi des délibérations (contrôle de légalité/publication/classement), contribuer au suivi et à l'organisation des renouvellements de mandat (élections, désignations) ; - Organiser et assister à certaines réunions (convocations, réservations de salles, préparation des dossiers, logistique, rédaction des comptes rendus). Activités secondaires : - Accueillir et renseigner les agents et les différents interlocuteurs ; - Contribuer à l'amélioration des règles et des procédures nécessaires au bon fonctionnement administratif de l'établissement (rédaction de notes de procédures, mise en place de circuits, etc.) ; - Etablir des tableaux de bord de suivi d'activités ; - Prendre en charge des dossiers transversaux, rédaction de conventions - Coordination de la supervision des conventions - Organiser le classement et la diffusion de la documentation de l'établissement.