POSTE : CDD - Assistant Administratif d'Assurances H/F DESCRIPTION : CDD 12 mois La Direction des Assurances, rattachée à la délégation ressources, se compose de 5 agents. Elle est chargée de souscrire les contrats d'assurances de la Ville de Lyon et de gérer les sinistres et les garanties s'y rapportant. Elle développe notamment une politique active d'assurance construction. Au sein d'une équipe de 5 personnes, sous la responsabilité de la directrice des Assurances, vos missions sont les suivantes : 1. Appui au traitement administratif des dossiers d'assurance : - Gérer le courrier de la direction : enregistrement, scan, distribution, ré-attribution, relations avec le service courrier, suivi sur Selligent, - Participer aux réunions de direction et rédiger des compte-rendus, - Créer et enregistrer des dossiers d'assurance liés aux différents types de sinistres dans le logiciel métier en lien avec les gestionnaires d'assurances concernés, - Gérer les déclarations d'assurances des petites expositions : vérification des montants, des dates, des signatures en lien avec le gestionnaire d'assurances concerné, - Gérer et instruire les demandes d'attestations d'assurances relatives aux différents marchés de la collectivité (flotte automobile, dommages aux biens, responsabilité civile, assistance, expositions ) de leur réception jusqu'à l'envoi aux demandeurs (services ou tiers), - Gérer les demandes de locations temporaires : Musique et flotte automobile en lien avec le service concerné et le courtier d'assurances, - Gérer les garanties flotte automobile : entrée et sortie des véhicules dans le parc auto en lien avec le service concerné et le courtier d'assurances, - Assurer le suivi des opérations d'assurances construction dans le cadre de l'accord cadre : mise à jour des tableaux de suivi des contrats d'assurances et des travaux réalisés, récupération des documents administratifs et techniques permettant la finalisation des contrats d'assurances Tous risques chantier et dommages ouvrages de l'accord cadre, - Classer et archiver les dossiers sinistres, les dossiers marchés en lien avec les gestionnaires concernés, - Elaborer régulièrement des tableaux de statistiques relatives aux marchés d'assurances et aux sinistres en découlant, sur la base du logiciel Dir'aj et en lien avec les gestionnaires assurances. 2. Volet Prévention : - Suivre et mettre à jour les deux parcs instrumentaux de l'ONL, le parc immobilier et le parc auto : en lien avec les gestionnaires d'assurances concernés, - Assurer la gestion et le suivi des conventions d'occupation des locaux sur la partie « Responsabilité locative », dans le cadre de la politique de prévention des risques : recensement et enregistrement des conventions, vérification des clauses d'assurances en lien avec le gestionnaire assurance concerné, - Elaborer et mettre à jour un tableau de bord des mesures de sécurisation des bâtiments de la Ville de Lyon. 3. Suivi budgétaire : - Assurer le suivi du budget : règlement des primes d'assurances en lien avec le service comptable et le directeur, encaissement des indemnités d'assurances en lien avec les gestionnaires concernés et le service comptable, élaboration de tableaux de suivi des mandats et recettes, - Vérifier l'effectivité du service fait en lien avec les factures produites sur la base des marchés d'assurances (primes provisionnelles et de régularisation) en lien avec les gestionnaires assurances concerné., 4. Suivi administratif : - Assurer le suivi et la mise à jour de l'intranet Assurances en lien avec les gestionnaires concernés, - PCA Assurances (plan de continuité) : mettre à jour l'ensemble des données ( marchés, tableaux de bord ) régulièrement. PROFIL : Vous êtes à l'aise avec les outils informatique (word, excel, logiciel spécifique, outlook) et avez un esprit d'analyse et de synthèse, une aisance relationnelle et un esprit d'initiative. Doté d'un sens du travail en équipe, vous êtes polyvalent, avez une aisance relationnelle et avez des capacités d'écoute et de conseil. Votre esprit d'équipe, d'initiative, d'analyse et de synthèse seront vos atouts pour mener à bien les missions de ce poste. Si en plus vous avez de bonnes capacités rédactionnelles, savez gérer les urgences, faite preuve de rigueur, de discrétion, de méthodologie, alors rejoignez nous !