POSTE : Chargé d'Instances et Administratif H/F DESCRIPTION : Rejoignez IRP AUTO et donnez du sens à votre carrière ! Intégrer le service instances, en charge d'assurer les études juridiques et le suivi institutionnel des instances de gouvernance. Vous évoluerez au sein d'une équipe de 7 personnes, dans un environnement collaboratif et engagé. Votre mission : Rôle clé dans le bon fonctionnement des instances, vous assurez la coordination administrative, la fiabilité documentaire et le bon déroulement des réunions. Activités Principales : Gestion et suivi des instances - Centraliser, préparer et transmettre l'ensemble des éléments nécessaires aux réunions (ordres du jour, convocations, documents, pouvoirs, feuilles de présence, dossiers spécifiques). - Assurer la mise à jour et la fiabilité des outils et référentiels liés aux instances (statuts, bases documentaires, outil de gestion des mandats). Gestion administrative et rédactionnelle - Rédiger les comptes rendus, procès-verbaux et courriers à partir de notes ou de consignes. - Assurer la mise en forme, la relecture et la diffusion des documents après validation. - Tenir à jour les registres réglementaires (procès-verbaux, feuilles de présence) ainsi que le portail intranet dédié aux administrateurs. - Contrôler la validité des mandats et en assurer le renouvellement (désignations, élections). Coordination et organisation logistique - Contribuer à la préparation des assemblées générales et à l'élaboration des rapports de gestion. - Gérer la planification des réunions et les agendas liés aux instances. - Organiser les réunions et en coordonner les aspects logistiques (réservation de salles, restauration, moyens matériels). Si vous vous reconnaissez dans la description et que les missions vous intéressent, il ne vous reste plus qu'à nous envoyer votre candidature ! Les + qui comptent : - Salaire sur 13 mois + prime vacances - Horaires flexibles (du lundi au vendredi) - 2 jours possibles de télétravail par semaine - Tickets restaurant - Transport en commun remboursé à 70% - Plan épargne entreprise - Excellente mutuelle et prévoyance - CSE attractif - Équilibre vie pro/perso garanti PROFIL : Et si c'était vous ? Vous avez les compétences et le bon état d'esprit ? Ce poste vous permettra de vous réaliser pleinement. Expérience et compétences - 1 an d'expérience sur un poste similaire ou administratif idéalement en secrétariat d'instances ou de direction - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) - Solides compétences rédactionnelles et capacité à produire des documents structurés et soignés (procès-verbaux, comptes rendus, courriers) Formation - Bac +2 idéalement dans le domaine administratif, juridique ou équivalent Savoir-être - Discrétion, sens de la confidentialité et posture professionnelle adaptée. - Rigueur, organisation et réactivité, avec une capacité à gérer efficacement les priorités et les délais. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap