POSTE : Secrétaire H/F DESCRIPTION : DESCRIPTIF DES SERVICES Le service 51ZIS regroupe les UF suivantes : - UF de l'Hôpital de Jour Ophélie - UF de la Réhabilitation Psychosociale - actuellement FERMEE - UF des Appartements thérapeutiques - UF de l'ESPID - UF de l'Ergothérapie Réinsertion - UF de la Cafétéria La secrétaire médicale intervient sur l'Hôpital de Jour Ophélie et les Appartements thérapeutiques. IDENTIFICATION DU POSTE - Grade : assistant médico-administratif, agent ou adjoint administratif - Fonction : secrétaire médicale - Lieu d'exercice : Centre Ophélie 6 rue des Meules Châlons-en-Champagne - Liaisons hiérarchiques : Directeur des Ressources Humaines, Chef de Pôle, Coordinatrice des secrétariats. - Liaisons fonctionnelles : Chef de Service, Médecins, Cadre Paramédical de Pôle, Cadres de Santé, infirmier(ères), assistant(e) de service social, psychologue(s), éducateur(s), bureau des entrées, intervenants médico-sociaux. MISSIONS DU POSTE La secrétaire médicale - Assure le lien entre les patients, leur entourage, l'équipe soignante et l'équipe médicale. - Assure le fonctionnement du secrétariat, gère les dossiers des patients, accueille ces derniers et les personnes qui les accompagnent. - Contribue par une gestion rigoureuse des informations à la qualité de la prise en charge médicale et sociale des patients. - Assure une liaison entre l'unité de soins et l'ensemble des services de l'EPSMM ainsi qu'avec les correspondants. ACTIVITES PRINCIPALES - Accueil physique et téléphonique des patients, des familles - Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri, diffusion, archivage). - Saisie et mise en forme des documents, des rapports, des courriers, des comptes-rendus médicaux et des comptes-rendus de réunion. - Planification des rendez-vous des patients. - Tenue à jour du dossier patient : vérification sur le logiciel Cortexte des mouvements des patients. - Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance. - Suivi de l'échéancier des certificats relatifs aux mesures de soins psychiatriques sans consentement. - Gestion des plannings médicaux. - Préparation et participation aux réunions de service. - Travail de secrétariat pour le Cadre Paramédical de Pôle et le Cadre de Santé. - Encadrement des stagiaires en secrétariat médical. - Supervision des statistiques. CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE - Travail en binôme afin d'assurer la continuité des services - Possibilité d'assurer le remplacement d'un autre secrétariat sur place ou à distance en cas d'absence pour congés ou maladie. ACTION SOCIALE : CGOS TICKETS RESTAURANTS MUTUELLE : MNH PROFIL : COMPETENCES ET QUALITES REQUISES Qualification requise - Baccalauréat requis - Formation de secrétariat médico-social souhaitée Expérience requise - Souhaitée Compétences requises - Respect de la confidentialité et discrétion - Esprit méthodique et sens de l'organisation - Dynamisme et esprit d'initiative - Aptitude au travail polyvalent et en équipe - Maîtrise de l'outil informatique et des nouvelles technologies - Connaissance des droits des patients - Maîtrise de la terminologie médicale Qualités relationnelles - Aptitudes à la communication orale directe et téléphonique - Facultés relationnelles, tact et diplomatie