Assistant·e de Direction auprès du Directeur de l'ILL F/H - Administration, gestion, organisation (H/F) 38 - GRENOBLE
Offre n° 4588511
Assistant·e de Direction auprès du Directeur de l'ILL F/H - Administration, gestion, organisation (H/F)
38 - GRENOBLE - Localiser avec Mappy
Actualisé le 24 septembre 2024
Descriptif du poste: Vos fonctions Fonctions administratives : * Gérer l'agenda et la boîte mail du Directeur ; programmer des réunions et des rendez-vous. * Traiter les appels téléphoniques, les courriers électroniques et autres correspondances. * Préparer et distribuer des documents spécifiques, rapports, comptes rendus de réunions et autres communications officielles (Notes du Directeur, réunions des associés, etc.). * Prioriser les tâches de manière efficace et traiter les questions urgentes. Support opérationnel : * Organiser les déplacements professionnels (transports, réservation de l'hébergement, etc.) * Aider à la préparation de documents, de présentations et de supports de réunion. * Valider des demandes d'achat, des factures, des ordres de mission et des demandes d'absence . * Aider à la préparation du budget. Gestion des relations internes et externes : * Assurer une circulation optimale des informations tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'Institut en utilisant les différents canaux de communication disponibles. Les relations extérieures peuvent inclure des interactions avec les autorités locales et régionales, les ministères ainsi que d'autres centres de recherche neutronique. * Accueillir et orienter les visiteurs·euses ; traiter les demandes de VIP, y compris les aspects logistiques/la logistique. Organisation d'événements : * Assurer la coordination d'événements internes et externes (séminaires, conférences, etc.) en collaboration avec le Directeur. * Gérer les aspects logistiques des réunions et des événements, notamment la réservation des salles et la préparation du matériel. Vous travaillerez en étroite collaboration avec l'Assistant·e de Direction travaillant auprès des deux Directeurs associés et le/la remplacerez le cas échéant. Profil recherché: Votre profil * Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2 ou Bac +3 en assistanat de direction, assistanat de gestion ou dans un autre domaine pertinent. * Vous avez une expérience d'au moins cinq ans dans une fonction similaire. * Vous êtes très organisé·e et possédez d'excellentes compétences en matière de gestion du temps. * Vous maîtrisez les logiciels de bureautique, en particulier MS Office. * Vous avez de solides compétences en anglais et en français à l'oral comme à l'écrit ; la connaissance de l'allemand serait un atout. * Vous êtes discret/discrète, diplomate et avez un sens aigu de la confidentialité. * Vous êtes capable de gérer efficacement des priorités multiples.
- Type de contrat
-
Contrat à durée indéterminée
Contrat travail - Salaire
- Salaire brut : A négocier
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigée de 5 An(s)Cette expérience est indispensable
Informations complémentaires
- Qualification : Cadre
- Secteur d'activité : Recherche-développement en autres sciences physiques et naturelles
Entreprise
INSTITUT MAX VON LAUE - PAUL LANGEVIN
Assistant·e de Direction auprès du Directeur de l'ILL CDI Contexte L'Institut Laue-Langevin (ILL), implanté à Grenoble, est un centre international de recherche fondamentale, leader européen en sciences neutroniques qui accueille chaque année plus de 2000 visites de scientifiques qui viennent réaliser des expériences de haut niveau. Vous êtes intéressé·e par un nouveau challenge au sein de notre structure internationale ? En vue du prochain départ à la retraite de l'actue...
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