Description : MISSION PRINCIPALE : Au sein du Service de coordination de la médecine de prévention (SCMP), la personne recrutée aura pour mission d’assurer le secrétariat de coordination pour la délégation Paris Ile-de France Sud ou celui de l’Administration du siège.   ACTIVITÉS PRINCIPALES : ASSURER DES ACTIVITÉS DE SECRÉTARIAT CLASSIQUE POUR LE MÉDECIN COORDONNATEUR : ·          Préparer les documents nécessaires pour les réunions institutionnelles du médecin coordonnateur, ·          Effectuer les inscriptions aux congrès et gérer les déplacements professionnels des médecins : réservations billets et hôtels, procédure des bons de commande et frais de missions sur SIFAC+, ·          Assurer les commandes de fournitures, ·          Organiser en collaboration avec l’assistante du Service de Coordination de la Prévention des Risques (SCPR) des réunions et des groupes de travail, ·          Assurer la communication avec le réseau des médecins du travail, ·          Organiser les réunions du SCMP et rédiger les comptes rendus, en relai de l’assistante présente, ·          Centraliser les rapports d’activité annuels des médecins du travail et synthétiser les données pour le rapport d’activité national de médecine de prévention, ·          Tenir à jour l’annuaire national des médecins du travail, ·          En lien avec le médecin administrateur du logiciel médical, assurer l’enrôlement et le rattachement des dossiers médicaux aux médecins, ·          Assurer l’accueil des internes en médecine du travail et les relations avec l’APHP pour les conventions de stage, ·          Organiser l’accueil des nouveaux arrivants.   ASSURER LE SECRÉTARIAT DU MÉDECIN DU TRAVAIL : ·          Gérer l’agenda du médecin,  ·          Planifier et organiser les convocations des agents aux visites médicales en lien avec le médecin du travail, ·          Gérer et prioriser les demandes de visites et les urgences, en lien avec le médecin, ·          Organiser les téléconsultations, ·          Réaliser un accueil physique et téléphonique des agents, ·          Traiter les informations arrivant sur la messagerie du service, ·          Accueillir les agents et réaliser les pré-visites, ·          Gérer la partie administrative du dossier médical des agents, ·          Gérer les examens complémentaires (réalisation de tests de dépistage visuels par exemple), ·          Traiter les documents médicaux à intégrer dans le dossier médical informatisé, ·          Suivre le retour des examens complémentaires (facturation, relance), ·          Suivre les prêts de matériel, ·          Suivre les transferts des dossiers médicaux, ·          Extraire les données nécessaires à la réalisation du rapport annuel d’activité du médecin du travail, via le logiciel médical, ·          Classer les fiches individuelles d’exposition dans les dossiers médicaux, ·          Réaliser le classement et l’archivage des dossiers médicaux, ·          Participer aux réunions institutionnelles en lien avec le médecin du travail.   Profil recherché : CONNAISSANCES ·         Environnement de la fonction publique, des EPST et de la recherche en santé ·         Procédures administratives ·          Notions en finances publiques   SAVOIR-FAIRE ·          Maîtriser les techniques de secrétariat ·          Connaître l'environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Power Point) et du progiciel de gestion SIFAC+ ·          Respecter la confidentialité des informations et des données médicales portées à sa connaissance afin de préserver le secret médical ·          Maîtriser les usages administratifs des domaines d'intervention ·          Planifier son travail, prioriser et gérer les urgences   APTITUDES ·         Rigueur, sens de l’organisation, ·         Réactivité et autonomie ·         Sens de la communication et du travail en équipe ·         Faire preuve de discrétion ·          Comprendre la nécessité de confidentialité vis à vis des données médicales   EXPÉRIENCE(S) SOUHAITÉ(S) ·          Expérience dans l’assistanat de direction   NIVEAU DE DIPLÔME ET FORMATION(S) ·          Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, assistant(e) de direction, assistant(e) de manager