Principales activités du poste - Assure l’accueil téléphonique, numérique et physique ; - Traite le courrier du service entrant : ouverture, traitement, parapheur, et trace le courrier sortant à l’endroit des usagers et services partenaires ; - Fait circuler de l’information à l’interne du service (courrier, mail, message téléphoniques) ; - Assure la transmission des documents (papier et dématérialisés) entre le service et les services du siège (factures, fiches de déplacement, documents administratifs, prépaie et dossier des personnels); - Assure le classement et l’archivage numériques des dossiers selon les modalités respectives pour chacun des services du site ; - Tient les tableaux nécessaires au suivi des mesures et les bases de données des situations évaluées ; Actualise, adapte et créé des outils de suivi d’activités ; Met en forme les rapports d’activité et statistiques ; - Tient les bases de données liées à la gestion du service ; - Gère les stocks et commandes (papier, numériques) ; - Ouvre des comptes clients-fournisseurs ; Met à jour l’arborescence ; - Attribue les équipements (téléphones, ordinateurs…) et informe des procédures (arborescence, remboursements, régie, etc) à l’arrivée de nouveaux professionnels et stagiaires, ainsi qu’au retour des équipements au départ des personnes ;; - Assure la continuité des déclarations de sinistres et leurs suivis auprès de l’assureur et des tiers ; - Participe aux réunions et groupes de travail du service SEVAD des assistants administratifs ; Crée des procédures liées à la fonction d’assistant administratif. Communication : - Procède à l’affichage légal et associatif ; - Réalise des supports Power Point ;; - Transmet les informations du service pour la mise à jour du site ; - Veille à l’actualisation des documents de présentation du service (papier et numérique); - Tient à jour les mailings du service et des équipes; - Organise les réunions et manifestations du site. Soutien à l’encadrement et la direction : - Assure la prise de notes et la rédaction de comptes rendus à la demande du responsable de service et de la directrice du Pôle ; - Assure le suivi administratif des demandes de subvention en lien avec le RdS demandeur ; - Saisit et met en forme des documents administratifs, rapports, etc. En qualité de référent de la prépaie Assure l’enregistrement en continu des données utiles à la prépaie ; Etudie et complète la prépaie adressée par le service RH ; Veille à la validation par l’encadrement et au retour au service RH ; Interlocuteur privilégié du service RH.COMPETENCES REQUISES SUR LE POSTE - Ponctualité, rigueur ; - Méthode et organisation ; - Adaptabilité ; - Respect absolu des principes de confidentialités liés aux missions des services ; - Réactivité ; - Capacité à travailler en équipe ; - Capacité d’organisation dans le temps (prioriser) et dans les tâches confiées (ex : organiser et préparer une réunion/manifestation) ; - Capacité à organiser et réaliser une tache à partir d’indications données par un cadre (et ceci jusqu’à sa réalisation effective) ; - Parfaite compréhension des objets de travail et organisation des services du Pôle pour en assurer la continuité (plateforme Assistants) et des enjeux afférents (pour comptes rendus) ; - Connaissance du réseau partenarial ; - Capacité rédactionnelle et de synthèse ; - Connaissances en matière de communication (pour comptes rendus) - Discrétion absolue sur tout ce qui n’est pas publique ou immédiatement « publiable » ; - Adaptabilité à l’environnement et aux nouveaux outils ; - Des savoirs et des savoir-faire dans les domaines : - De la maîtrise de la langue française, - De la saisie et mise en forme de documents, - De la bureautique : Word, Excel, Power Point et autres, - Des principes, techniques et outils de communication, - De l’organisation, du suivi et de la tenue des dossiers. CONDITIONS CDD à temps plein à pourvoirdès que possible. Poste situé à Saint Brieuc (22000) Rémunération selon la grille des techniciens qualifiés de la CCN 66. Une attestation d'honorabilité valide en cas d'embauche.