Description du poste : Développer vos compétences au sein d'une équipe humaine et dynamique, contribuer à des missions passionnantes permettant de prévenir et de maîtriser les risques, ça vous tente ? Apave recherche un Assistant Administratif H/F en CDI pour OSAC , filiale du Groupe Apave, délégataire exclusif de l'autorité de l'aviation civile française pour le contrôle de toutes les activités en liens avec la production, la maintenance et l'exploitation des aéronefs. Concrètement, en quoi va consister votre quotidien ? Sous la responsabilité du pôle DOEA (Agence Européenne de la Sécurité Aérienne), et intervenant à mi-temps pour le service DOGD (Direction des Opérations Gestion des dossiers), vous êtes le garant de la rigueur opérationnelle et de la fiabilité des données. Vos principales missions seront les suivantes Gestion administrative : traitement de demandes (tickets) variées au fil de la journée Vérification de documents : contrôle de la conformité des dossiers (nature du document, références, dates, versions des documents, etc Archivage : classement et archivage de documents dans une GED interne Préparation des livrables : élaboration de devis et de courriers d'approbation selon les modèles internes, avec une attention particulière portée aux règles d'orthographe et de ponctuation Collaboration et échanges : interaction avec les équipes techniques et les usagers en cas d'anomalies détectées, afin d'assurer la fluidité et la qualité du traitement des dossiers Relances et contrôles mensuels auprès des inspecteurs pour validation des heures travaillées (WH) et intégration des données dans les extractions Extraction et consolidation des heures des collaborateurs et sous-traitants, avec validation préalable par les responsables d'activité Gestion administrative des missions EASA : récupération des factures (avion, train, hôtel) via l'outil HAVAS Traitement des déclarations de missions, report des missions dans les Activity Reports selon les règles EASA, numérisation et archivage des justificatifs Traitement des requêtes EASA (hors sujets budgétaires), dans les délais impartis Transmission mensuelle des données chiffrées à la Direction Financière Gestion administrative des missions DOPM (Pôle Production) : récupération des justificatifs de transport et d'hébergement, établissement des minutes de facturation et mise à jour des tableaux de suivi des audits à l'étranger Gestion de dossiers ATR :réception des documents de navigabilité, archivage dans EMPIC selon les règles définies, établissement trimestriel des minutes de facturation. Poste situé à Toulouse Blagnac (31) Description du profil : Parlons de vous D'abord, votre cursus : De formation Bac à Bac +3 avec une spécialisation en gestion administrative/ assistanat ou technique, vous disposez d'une expérience réussie dans l'assistanat d'un service opérationnel Ensuite, vos compétences, vos qualités personnelles : Vous maîtrisez les outils informatiques et bureautiques (Word, Excel). Organisé(e), rigoureux (se), impliqué(e), vous êtes capable d'avoir une approche structurée et méthodique dans votre travail permettant de gérer plusieurs missions tout en restant efficace et réactif(ve Votre dynamisme, votre esprit d'équipe et votre curiosité seront également un gage de réussite pour ce poste. Un niveau d'anglais professionnel est souhaité sur ce poste. Cette description correspond à votre profil ? Nous sommes faits pour nous entendre ! Choisissez-nous ! En rejoignant Apave, vous intégrez plus qu'un groupe : vous prenez part à une histoire où la force du collectif est une réalité, où la notion d'accompagnement s'exprime au quotidien, pour que chacun trouve naturellement sa place. Parce que chez Apave, nous considérons nos différences comme une richesse que nous mettons chaque jour au service de missions à forte utilité sociale. Nous rejoindre, c'est Prendre du plaisir dans le travail et développer votre carrière. Nous vous proposons une diversité de missions loin de la routine, un programme de formation complet tout au long de votre parcours, et des possibilités de mobilité interne au sein du Groupe Une entreprise engagée dans votre équilibre vie professionnelle / vie personnelle : Droit à la déconnexion Bénéficier des avantages : 13ème mois, RTT, forfait repas restaurant selon conditions de déplacement, prime vacances À partir de maintenant, comment ça se passe ? 1. Faites-vous connaître. Postulez. 2. Vous avez attiré notre curiosité ? Nous vous contactons pour un 1er échange. 3. Nous souhaitons poursuivre ensemble ? Des entretiens opérationnels techniques et RH vous attendent. 4. Bienvenue ! Notre collaboration va commencer, hâte de vous retrouver LI-DL1