Référence CSP: O001251/030000327 Entre Lyon et Genève, dans le département de l'Ain, Haut-Bugey Agglomération rassemble 42 communes et compte plus de 64 000 habitants. Au c½ur de la Plastics Vallée, elle représente le premier pôle de plasturgie en Europe. Elle réussit à concilier harmonieusement qualité de vie et dynamisme économique. Elle recrute : Assistant de direction en charge du Secrétariat Général (H/F) Description du poste et missions principales : * Assister le Président, le Directeur de cabinet et la Direction générale sur l'ensemble des tâches. * Gérer les plannings et organisation des rendez-vous (Tenir les agendas du Directeur Général, du Directeur du Cabinet et du Président) * Assurer la diffusion et la circulation de l'information auprès des personnes concernées (Interne et externe) * Organiser les déplacements du Président et de la direction * Collaborer avec le directeur général, directeurs généraux adjoints, directeur de cabinet en lien avec le Président Organisation et planification des réunions * Préparation des projets d'ordre du jour notamment des instances en lien avec les autres agents du pôle. * Rédaction des comptes rendus * Préparation et centralisation des dossiers et support des réunions en lien avec le Président, le Directeur général et le Directeur du cabinet * Anticiper les différents rendez-vous et réunions prévus à l'agenda (Préparation des dossiers, contacts, ...) * Préparation, organisation et suivi des bureaux et conseils communautaires Gestion du service * Encadrer les agents (2 agents) * Gérer diverses tâches administratives requises par le pôle * Organiser les informations internes et externes parfois confidentielles liées au fonctionnement * Suivi des dossiers ou d'évènement spécifique (ponctuel) * Être en Interface avec les directions, les services, élus, interlocuteurs, entreprises, partenaires extérieurs, particuliers, usagers * Remplacer les agents en cas d'absence Réalisation, contrôle et mise en forme de travaux de bureautique * Rédiger les courriers, notes, comptes rendus, mails arrêtés et décisions du Président, délibérations concernant le pôle * Contrôler les parapheurs avant présentation à la signature du Président et à la Direction générale * Traiter et transmettre les décisions (Parapheurs des décisions du Président), notes de service, * Traiter les courriers et les messages électroniques internes et externes * Organiser le classement et l'archivage des dossiers * Participer, rédiger et diffuser les relevés de décisions des Comités de Direction (hebdomadaire) Missions complémentaires le cas échéant Accueil téléphonique et physique * Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent * Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et électroniques * Accueil physique pour les demandes en lien avec le Président et le Directeur de Cabinet