RESPONSABILITÉS : Dans le cadre de la continuité des activités du Secrétariat de la Direction des Ressources Humaines du site hospitalier public de Saint-Malo, la secrétaire contribue à la bonne tenue des agendas et à l'organisation des réunions pour la Direction des Ressources Humaines. En binôme avec une autre secrétaire, elle assure notamment les missions d'accueil, de suivi de dossiers administratifs et de gestion des stages hors soins. Le poste est mis à la vacance, à temps plein. ACTIVITES PRINCIPALES • Gestion des agendas Outlook des Directeurs RH et des Attachées: réunions et rendez-vous • Traitement et dispatching des e-mails • Envoi des courriers de recrutement et centralisation des pièces administratives avant embauche, en vue de la constitution du dossier qui sera transmis aux Gestionnaires Paie pour rédaction du contrat de travail • Suivi et gestion des demandes de stages hors services de soins: réception et saisie des demandes via l'outil Beetween, sollicitation des services, réponses aux demandeurs, suivi de la convention de stage • Commandes des fournitures de bureau de la DRH • Dépouillement quotidien et gestion du courrier • Frappe de courriers divers, de notes d'information et de notes de service • Accueil physique et téléphonique • Classement • Missions ponctuelles: rédaction des assignations en cas de préavis de grève, suivi de l'intérim des agents... La fiche de poste est évolutive selon l'activité du secrétariat de la DRH. ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL Lieu de travail : Site Hospitalier Broussais de Saint-Malo (35) Horaires de travail : Temps complet sur la base de 35 heures / semaine. Participe à la continuité du service. Niveau de recrutement : Catégorie C - grade d'adjoint administratif PROFIL RECHERCHÉ : Formation : Bac général ou Bac professionnel filière secrétariat, voire BTS Expérience et compétences • Expérience significative en secrétariat, idéalement dans la fonction publique hospitalière • Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) et d'Outlook • Savoir gérer des dossiers multiples • Savoir rendre compte à sa hiérarchie • Savoir réaliser un accueil physique et téléphonique. Qualités • Sens du relationnel • Etre à l'écoute des besoins des utilisateurs et des différents acteurs • Rigueur et sens de l'organisation • Qualités rédactionnelles (orthographe, grammaire) • Capacité d'adaptation • Travail en équipe • Discrétion et disponibilité. Poste ouvert à tous et aux personnes en situation de handicap. Retrouvez toutes nos offres d'emploi et postulez directement sur le site gh-re.nous-recrutons.fr