Filière : administrative Catégorie : B Direction: espace public et mobilité Rémunération : Selon grille indiciaire + régime indemnitaire (prime) + avantages sociaux collectifs Localisation : 1,place aimé cesaire 93100 Montreuil MISSIONS : Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et assiste la direction dans la gestion des affaires en cours. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service. ACTIVITES PRINCIPALES : -Assister la directrice et la direction dans la gestion administrative courante Secrétariat, prise de rendez-vous, traitement et saisie des documents, suivi des dossiers et préparation des parapheurs. -Organiser l'agenda, les réunions et les échéances de la direction Planification, préparation des documents, rédaction de comptes rendus et relevés de décisions, suivi des suites à donner et relances. -Assurer la gestion, la circulation et la traçabilité de l'information Courriers papier et numériques, classement, archivage, tableaux de bord de suivi administratif et relances associées. -Assurer l'accueil physique et téléphonique, filtrer, orienter et renseigner les interlocuteurs internes et externes de la direction. -Centraliser, prioriser et suivre les sollicitations adressées à la direction, en identifiant les urgences et en alertant la hiérarchie sur les points nécessitant une décision ou un arbitrage. ACTIVITES COMPLEMENTAIRES : Organiser les aspects logistiques de temps collectifs ponctuels ; temps collectifs, temps conviviaux, séminaires, formations. Contribuer à l'accueil et à l'intégration administrative des nouveaux agents : informations pratiques, matériel, accès, organigramme. Assurer un appui ponctuel aux services et aux assistantes des services, selon les besoins et les priorités de la direction. CONDITIONS D'EXERCICE : Devoir de réserve Disponibilité vis-à-vis de sa hiérarchie Horaires et rythmes variables en fonction de l'affluence des publics et des horaires définis par la collectivité Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité MOYENS : Matériel bureautique Progiciels spécifiques, logiciels de bureautique Un standard téléphoniquecompétences attendues : Savoirs : Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de note, etc.) Progiciels de gestion du courrier Maitrise des logiciels de bureautique : Outlook, Word, Excel Organisation et fonctionnement d'une collectivité territoriale Procédures administratives, règles de confidentialité, de discrétion professionnelle et de gestion des informations sensibles Techniques de recherche documentaire Communication orale et écrite Notions de suivi budgétaire Savoir faire: Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, saisir des documents administratifs de formes et de contenus divers Organiser un agenda, planifier des réunions Anticiper les échéances et alerter la hiérarchie sur les points nécessitant une décision ou un arbitrage Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques, les courriers numérisés et papier Organiser et hiérarchiser les informations selon leur degré d'urgence et d'importance Gérer et actualiser des tableaux d'informations Rechercher des informations, notamment réglementaires Vérifier la validité des informations traitées Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion Formaliser un relevé de décisions et en assurer le suivi Savoir-être : Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maîtrise des risques Avoir le bon positionnement dans l'organisation et savoir faire preuve de discrétion, de réserve, d'écoute Adopter une posture coopérative d'écoute et d'assistance facilitatrice Être fiable dans le suivi des engagements, des relances et des échéances