Référence CSP: O094251/110000297 Au service de l'autorité territoriale, vous êtes en charge de l'assistanat administratif des Elu-e-s de la Municipalité. Vous assurez un soutien permanent et étroit des Elu-e-s de rattachement en matière de planification, d'organisation de leurs agendas, de communication avec les services de la ville et la population, au sein de l'équipe de l'unité. Assister les Elu-e-s dans le cadre de la gestion administrative de leur mandat : - Gérer les agendas en fonction de leurs organisations personnelles, organiser les déplacements, répondre aux sollicitations des services en fonction des priorités et des délégations des différents élus - Organiser et planifier les réunions de travail : rédiger les ordres du jour, préparer les dossiers, respecter les délais de transmission des documents avant la réunion, prendre des notes et rédiger de comptes rendus - Organiser les permanences pour la population : préparation des dossiers, suivi des suites à donner - Gérer le courrier entrant et élaborer les réponses d'après les consignes des élus - Assurer l'accueil physique et téléphonique du public : renseigner les interlocuteurs et relayer l'information, recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques - Gérer l'administration des dossiers spécifiques relatifs au domaine d'activité de-s Elu-e-s de rattachement - Gérer les tâches administratives inhérentes à l'activité : suivre les parapheurs, organiser le classement et l'archivage des dossiers - Traiter les demandes particulières et proposer les réponses adaptées - Travailler en équipe avec les autres assistant-e-s de l'unité, les suppléer selon les nécessités de services - Selon l'organisation de l'unité, participer au suivi budgétaire et à la tenue de la régie d'avances en tant que régisseur suppléant du-de la coordinateur-trice