RESPONSABILITÉS : ACTIVITES ESSENTIELLES : Assurer l'encadrement de l'agent du service en relation avec la Responsable de la Scolarité des Etudes de Santé - Organiser, planifier et contrôler l'activité du service ; - Assurer l'accompagnement de l'agent du pôle dans la réalisation de ses missions ; - S'assurer du respect des règles et délais. Assurer l'accueil physique, téléphonique et l'orientation des interlocuteurs externes et internes - Gérer le courrier et les courriels concernés - Accueillir les usagers Réaliser les actes administratifs et de gestion courante du service de la scolarité - Gérer les inscriptions/réinscriptions administratives - Gérer les inscriptions pédagogiques - Participer/organiser les sessions d'examens et assurer le déroulé des examens du périmètre de formation concerné - Mettre à jour l'espace numérique de travail et les tableaux d'affichage - Assurer la gestion des emplois du temps et de la réservation des salles, en collaboration avec le service ADE - Assurer la gestion et le suivi des stages - Envoyer les certificats de réception, diplômes et attestations diverses du cursus visé - Gestion des choix d'UE complémentaires - Mise en place des contrats pédagogiques étudiants en lien avec les responsables de formations - Gestion des dossiers de CESURE et RSE et relations internationales Participer aux conseils de perfectionnement et réunions pédagogiques Sélectionner et diffuser l'information en interne et en externe Participer aux actions de communication de promotion de l'offre de formation : Journée Portes Ouvertes. Classer et archiver les dossiers Participer aux activités générales du Service et à celles des UFRs (ECOS, EDN, Examens PASS/LAS...) PROFIL RECHERCHÉ : COMPETENCES REQUISES : Connaissances : - Notions de base des techniques de communication orale et écrite. - Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat. - Connaissance générale du domaine de la formation - Connaissance souhaitée de l'organisation générale et du fonctionnement de l'établissement et de ses composantes. - Connaissance souhaitée du droit des examens et concours - Connaissance générale des techniques d'élaboration de documents Compétences opérationnelles : - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe - Savoir rendre compte - S'avoir s'exprimer oralement ou par écrit et faire preuve de pédagogie - Mettre en œuvre des procédures et des règles - Savoir travailler en équipe - Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint), le publipostage et savoir utiliser les logiciels dédiés au domaine de la Formation (Apogée, ENT) - Mettre en œuvre une démarche qualité - Gérer la confidentialité des informations et des données. - Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres. - Savoir mettre à jour des tableaux de bord Compétences comportementales : - Sens de l'organisation - Rigueur / Fiabilité - Posséder des qualités relationnelles et de l'aisance au téléphone - Avoir le sens du service public - Savoir gérer son stress PREREQUIS / FORMATION souhaitée : Diplôme de niveau 3, domaine du secrétariat, de la gestion administrative SPECIFICITES DU POSTE : - Contraintes horaires en fonction du calendrier de gestion - Rémunération : INM 373 soit 1 867.02 € - Prime possible : fourchette de 120 € à 240 € bruts selon expérience - Contrat de travail : 37h30 hebdomadaire - Congés : 49 jours annuels (base 37h30) - Participation aux frais de transports en commun - Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travail - Protection sociale complémentaire : En application du décret 2022-633 du 22 avril 2022 modifié, les personnels du Ministère de l'Éducation Nationale, de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche sont tenus d'adhérer au contrat collectif de protection sociale complémentaire « santé » souscrit par leur employeur. Vous devrez vous affilier dès votre date d'arrivée à l'UCA. Toutefois, dans certains cas, vous aurez la possibilité de demander une dispense. - Offres loisirs, sport et culture pour tous les agents : https://class.uca.fr/ - Accès à un plan de formation des personnels Pour l'UCA, l'inclusion et la diversité sont des valeurs importantes. C'est pourquoi nous sommes notamment handi-accueillants.