Descriptif du poste:\n\nRattaché(e) directement au CEO, l'Executive Assistant est son bras droit opérationnel et un relais clé auprès de la direction et des équipes. Il/Elle assure la fluidité du quotidien professionnel et personnel du CEO, tout en garantissant un environnement de travail optimal au siège à travers le pilotage des Services Généraux.\n Missions principales \nAssistanat professionnel du CEO\n* \nPlanification et organisation des rendez-vous, réunions et événements professionnels.\n* \nCoordination des voyages d'affaires : réservations (vols, hôtels), itinéraires et logistique.\n* \nFiltrage et gestion des communications entrantes et sortantes.\n* \nRédaction de correspondances, rapports et présentations.\n* \nPréparation des dossiers, briefings et synthèses en amont des réunions.\n* \nSuivi des projets en cours en lien avec les équipes internes.\n* \nVeille sur l'actualité et les sujets stratégiques pertinents pour le CEO.\n\nGestion de la sphère personnelle du CEO\n* \nCoordination des engagements personnels et de l'agenda privé.\n* \nSuivi des dépenses personnelles et gestion des notes de frais.\n* \nPréparation des documents nécessaires pour la comptabilité.\n* \nGestion des rendez-vous médicaux et autres demandes ponctuelles.\n* \nTraitement confidentiel de l'ensemble des aspects personnels du quotidien.\n\nPilotage stratégique et budgétaire des Services Généraux\n* \nÉlaboration, suivi et optimisation du budget.\n* \nReporting d'activité régulier auprès de la direction.\n* \nGestion des devis, validation budgétaire et transmission des factures à la comptabilité.\n* \nMise en place d'indicateurs de performance et démarche d'amélioration continue.\n\nPrestataires, contrats et environnement de travail\n* \nGestion et suivi des contrats de prestation (accueil, entretien, assurance, énergie, etc.).\n* \nSélection, négociation et évaluation des prestataires ; interface avec le syndic.\n* \nMaintenance des installations, sécurité, conformité réglementaire et tenue du registre de sécurité.\n* \nRondes de contrôle, interventions techniques de niveau 1, mise à jour des procédures internes.\n* \nGestion des espaces (salles, mobilier, clés, parking), approvisionnements, courrier et logistique quotidienne.\n\nTravaux et aménagement du siège\n* \nDéfinition de la stratégie travaux avec la direction (besoins, priorités, calendrier).\n* \nSélection et contractualisation des entreprises.\n* \nSupervision des chantiers : avancement, coordination des intervenants, contrôle qualité.\n* \nGarant du respect du budget et des délais.\n\nProfil recherché:\n\nFormation et expérience\n* \nFormation supérieure Bac+5 (gestion, office management, école de commerce ou équivalent).\n* \nMinimum 5 ans d'expérience combinant assistanat de dirigeant et pilotage de services généraux, idéalement en PME ou environnement à taille humaine.\n* \nExpérience confirmée en gestion de prestataires multiples et en pilotage de travaux d'aménagement.\n* \nPremière pratique du recouvrement (relances, échéances, litiges) appréciée.\nHard skills\n* \nExcellentes qualités rédactionnelles et de synthèse.\n* \nMaîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.\n* \nSolides compétences en gestion budgétaire et négociation.\n* \nBon niveau d'anglais souhaité.\nSoft skills\n* \nDiscrétion et confidentialité absolues.\n* \nSens de l'anticipation, rigueur et gestion des priorités multiples.\n* \nPolyvalence et adaptabilité : capacité à jongler entre assistanat du CEO, budget, travaux et logistique.\n* \nAutonome, fédérateur(trice) et force de proposition.\n* \nExcellent relationnel et posture professionnelle irréprochable.