RESPONSABILITÉS : Rattaché(e) directement au CEO, l' Executive Assistant est son bras droit opérationnel et un relais clé auprès de la direction et des équipes. Il/Elle assure la fluidité du quotidien professionnel et personnel du CEO, tout en garantissant un environnement de travail optimal au siège à travers le pilotage des Services Généraux. Missions principales Assistanat professionnel du CEO - Planification et organisation des rendez-vous, réunions et événements professionnels. - Coordination des voyages d'affaires : réservations (vols, hôtels), itinéraires et logistique. - Filtrage et gestion des communications entrantes et sortantes. - Rédaction de correspondances, rapports et présentations. - Préparation des dossiers, briefings et synthèses en amont des réunions. - Suivi des projets en cours en lien avec les équipes internes. - Veille sur l'actualité et les sujets stratégiques pertinents pour le CEO. Gestion de la sphère personnelle du CEO - Coordination des engagements personnels et de l'agenda privé. - Suivi des dépenses personnelles et gestion des notes de frais. - Préparation des documents nécessaires pour la comptabilité. - Gestion des rendez-vous médicaux et autres demandes ponctuelles. - Traitement confidentiel de l'ensemble des aspects personnels du quotidien. Pilotage stratégique et budgétaire des Services Généraux - Élaboration, suivi et optimisation du budget. - Reporting d'activité régulier auprès de la direction. - Gestion des devis, validation budgétaire et transmission des factures à la comptabilité. - Mise en place d'indicateurs de performance et démarche d'amélioration continue. Prestataires, contrats et environnement de travail - Gestion et suivi des contrats de prestation (accueil, entretien, assurance, énergie, etc.). - Sélection, négociation et évaluation des prestataires ; interface avec le syndic. - Maintenance des installations, sécurité, conformité réglementaire et tenue du registre de sécurité. - Rondes de contrôle, interventions techniques de niveau 1, mise à jour des procédures internes. - Gestion des espaces (salles, mobilier, clés, parking), approvisionnements, courrier et logistique quotidienne. Travaux et aménagement du siège - Définition de la stratégie travaux avec la direction (besoins, priorités, calendrier). - Sélection et contractualisation des entreprises. - Supervision des chantiers : avancement, coordination des intervenants, contrôle qualité. - Garant du respect du budget et des délais. PROFIL RECHERCHÉ : Formation et expérience - Formation supérieure Bac+5 (gestion, office management, école de commerce ou équivalent). - Minimum 5 ans d'expérience combinant assistanat de dirigeant et pilotage de services généraux, idéalement en PME ou environnement à taille humaine. - Expérience confirmée en gestion de prestataires multiples et en pilotage de travaux d'aménagement. - Première pratique du recouvrement (relances, échéances, litiges) appréciée. Hard skills - Excellentes qualités rédactionnelles et de synthèse. - Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs. - Solides compétences en gestion budgétaire et négociation. - Bon niveau d'anglais souhaité. Soft skills - Discrétion et confidentialité absolues. - Sens de l'anticipation, rigueur et gestion des priorités multiples. - Polyvalence et adaptabilité : capacité à jongler entre assistanat du CEO, budget, travaux et logistique. - Autonome, fédérateur(trice) et force de proposition. - Excellent relationnel et posture professionnelle irréprochable.