POSTE : Office Manager Bordeaux H/F DESCRIPTION : Notre client, une agence d'architecture multiculturelle, recherche son Office Manager H/F à Bordeaux. Vous assurez le bon fonctionnement quotidien de l'agence en prenant en charge la gestion des bureaux et des fournitures, ainsi que les tâches administratives courantes. Vous êtes le contact privilégié pour toutes les questions pratiques : approvisionnement, organisation des espaces et coordination avec les prestataires. MISSIONS : 1. Office management & organisation interne - Gestion du fonctionnement quotidien de l'agence : fournitures, prestataires, déplacements, logistique, équipements - Organisation et amélioration continue des process internes : checklists, templates, procédures, outils de suivi - Structuration des méthodes de travail et des documents partagés - Suivi des contrats fournisseurs, abonnements, assurances et services généraux - Contribution à la bonne circulation de l'information au sein de l'agence 2. Support de direction - Gestion des agendas et organisation des réunions - Préparation des supports de réunion, dossiers, courriers, présentations et documents administratifs - Rédaction de comptes rendus et suivi des actions à mener - Suivi des échéances importantes : contrats, facturation, appels d'offres, livrables, signatures - Interface avec les partenaires, clients, bureaux d'études, entreprises et prestataires 5. Facturation, contrats & coordination comptable - Préparation et suivi de la facturation clients - Suivi des règlements, relances clients et appui au suivi de trésorerie - Préparation des propositions de mission, contrats et avenants - Mise en forme, contrôle et suivi des documents contractuels jusqu'à signature - Interface avec l'expert-comptable - Classement, archivage et gestion des documents administratifs, comptables et contractuels - Transmission des pièces comptables et suivi des échéances PROFIL : PREREQUIS : - Expérience confirmée de 3 ans minimum sur un poste d'Office Manager ou poste similaire - Une expérience en agence d'architecture est fortement appréciée - Très bonne organisation, rigueur et sens des priorités - Excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles - Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle avec fiabilité et autonomie - Aisance avec les chiffres, les tableaux de suivi et les documents contractuels - Discrétion, sens du service, réactivité et esprit d'équipe - Intérêt pour l'architecture, le design, la construction ou les environnements créatifs - Maîtrise du Pack Office, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook - Très bonne aisance avec les outils collaboratifs et les espaces de travail partagés - Capacité à structurer des tableaux de suivi financiers et administratifs - Une excellente aisance numérique et une capacité à prendre rapidement en main de nouveaux logiciels sont attendues. POSTE : - Poste basé à Bordeaux, en CDI. - Salaire 35k/45K€ Créée il y a plus de 15 ans, VENE -recrutement et intérim- vous accompagne grâce à ses équipes spécialisées dans les secteurs : - Architecture - Architecture d'intérieur - Immobilier - Mode et luxe - Fonctions supports Nous diffusons certaines offres sur notre site, n'hésitez pas à le consulter et/ou nous transmettre votre candidature spontanée. NB : TOUTES LES FONCTIONS/MISSIONS/INTITULES SUR CE TEXTE SE DECLINENT AU FEMININ COMME AU MASCULIN.