La mission du Service d'Accueil et d'Accompagnement Administratif (S3A) est d'organiser et de coordonner l'accompagnement administratif des personnes accompagnées par la Plateforme de services « Les Tournesols » : de la demande de renseignement initiale jusqu'au départ de la structure. Il accompagne ainsi les bénéficiaires et leurs proches dans l'ensemble des démarches internes et externes pour leur permettre de bénéficier d'une information claire, adaptée et de la défense de leurs intérêts notamment financiers afin de mobiliser l'ensemble des aides potentielles. Le service intervient de manière transverse aux établissements et services et, au-delà de son rôle d'accompagnement et de conseil, il assure la gestion des mouvements pendant le séjour/ l'accompagnement afin de permettre la facturation des frais de séjour et autres éléments divers. Il est, dans le cadre de son intervention, en lien direct avec les personnes accompagnées mais aussi avec les chefs de services et équipes afin d'assurer la gestion des listes d'attente, le suivi de la trajectoire interne, d'accompagner administrativement les admissions, mouvements internes et départs. Le service est composé de 2 agents administratifs, d'un agent d'accueil et d'une secrétaire médicale (en lien avec le pôle Santé). Le poste consiste à assurer le suivi administratif complet, ainsi que la gestion des séjours et la facturation, des personnes accompagnées et/ou accueillies par la Plateforme de services Les Tournesols (composée d'un IME, d'une MAS, d'un FAM, d'un FAS, d'un FAHT, d'un SAJ, d'un SAVS, d'un Habitat Inclusif et d'un pôle Travail (ESAT,EA,ACI)). Il est également chargé occasionnellement de l'accueil téléphonique ainsi que de la gestion et du traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif du service en remplacement de l'agent d'accueil. Vous assurez la gestion administrative complète des personnes accompagnées tout au long de leur parcours. Admissions et suivi administratif - Réception et traitement des demandes d'admission. - Constitution, création et mise à jour des dossiers administratifs. - Gestion des listes d'attente et préparation des commissions d'admission. - Élaboration et suivi des contrats de séjour. - Gestion des mouvements (admissions, sorties, hospitalisations, changements de service...). - Suivi des notifications MDPH, des aides sociales, des ALD et de leurs renouvellements. - Accompagnement administratif des personnes accompagnées et de leurs représentants légaux. - Transmission des informations aux partenaires et structures d'accueil. Facturation et suivi d'activité - Préparation et contrôle des éléments de facturation. - Facturation des séjours, prestations et services annexes. - Suivi des tableaux de bord d'activité. - Collaboration avec le service Finance. Gestion documentaire et dossier médical - Classement et archivage des dossiers administratifs et médicaux. - Numérisation des documents médicaux (comptes rendus, ordonnances...). - Mise en forme des comptes rendus de consultations. - Participation à la mise à jour du dossier unique de la personne accompagnée. - Production de données statistiques et participation aux rapports d'activité. Accueil administratif (ponctuellement) En remplacement de l'agent d'accueil : - Accueil physique et téléphonique. - Gestion du courrier et de la boîte mail institutionnelle. - Rédaction de courriers administratifs. - Gestion des transports, des repas et des conventions d'accueil temporaire. Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et appréciez le travail administratif nécessitant méthode, discrétion et sens des responsabilités. Vous aimez travailler en équipe, savez gérer plusieurs dossiers simultanément et faites preuve d'un excellent sens du service. Formation ou expérience souhaitée dans la gestion de dossiers administratifs médico-sociaux, les admissions, les droits des usagers ou la facturation. Compétences attendues - Maîtrise des outils bureautiques. - Excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles. - Sens de l'organisation et gestion des priorités. - Capacité d'analyse et de synthèse. - Travail en équipe pluridisciplinaire. - Respect de la confidentialité et des procédures. - Aisance dans la gestion documentaire et l'archivage. Débutant(e) accepté(e). Les avantages - Jusqu'à 15 RTT selon le temps de travail. - 25 jours de congés payés. - Jusqu'à 4 jours de congés supplémentaires selon les conditions. - Restaurant sur place avec participation employeur. - Avantages CGOS (vacances, culture, loisirs, billetterie...). - Mutuelle conventionnée. - Environnement de travail stable, collaboratif et à taille humaine. - Autonomie dans l'organisation de vos missions. Rémunération Selon votre expérience et votre diplôme : 1 750 € à 1 900 € nets par mois.