Description : UN POSTE D'ADJOINT ADMINISTRATIF HOSPITALIER À TEMPS PLEIN 100% EN CONTRAT À DURÉE INDÉTERMINÉE EST À POURVOIR AU BUREAU DES ENTRÉES DE L'EHPAD DE COUBLEVIE DÈS QUE POSSIBLE. "L'EHPAD de Coublevie est facilement accessible depuis la gare SNCF de Voiron en empruntant la ligne de bus 2 (Voiron Le Parvis – ZA du Roulet Coublevie), qui assure environ 40 allers-retours par jour. Cette liaison directe facilite les déplacements quotidiens. » I.         MISSIONS GENERALES-PERMANENTES ET ACTIVITES SPECIFIQUES Accueil téléphonique (35050) Bureautique (35066) Classement et archivage (46385) Communication/relations interpersonnelles (15034) Gestion administrative (32076) Organisation et fonctionnement interne de l'établissement (43426) Technologies de l'information et de la communication (NTIC) (46262   1.       ACTIVITES PRINCIPALES  ·         Accueil, information, orientation et relationnel courant auprès des résidents et des familles ·         Gestion du courrier ·         Accueil téléphonique ·         Organisation (planification, convocation, rédaction et diffusion des PV) des commissions propres à la structure : Commission admission, Réunion des familles, CVS, Commission restauration, ·         Organisation (planification, convocation, rédaction et diffusion des PV) des commissions/réunions avec les organismes extérieurs (CAF, trésorerie, Conseil départemental, …) ·         Actualisation des documents réglementaires : Livret d’accueil Règlement de fonctionnement Contrat de séjour ·         Tenue des indicateurs de suivi propres à la structure ·         Secrétariat général et reporting ·         Gestion des demandes d’admissions ·         Gestion des courriers et informations à destination des familles ·         Archivage et suivi des dossiers médicaux   2.       ACTIVITES SPECIFIQUES A LA STRUCTURE : *  Accueil et orientation des sociétés extérieures, des stagiaires, coiffeuse… * Gestion des déclarations de décès: * Envoi des certificats de décès à la mairie de Coublevie et Déclaration papier * Envoi des attestations au notaire. * Gestion des affichages dans la structure * Tri du courrier et traitement. * Renouvellement étiquettes labo. Renouvellement copies cpam +mutuelle pour les unités. * Enregistrement et mise à jour des dossiers d’admissions « en attente » sur Excel : * Courrier AR ou HS * Mise à jour des renouvellements * Archivage des dossiers sans renouvellement qui ont plus de 6 mois. (Conseil général –logiciel via trajectoire – Grand âge – double emploi). * Gestion des demandes d’admission reçues par VIATRAJECTOIRE, et réponses de la commission d’admission sur VIATRAJECTOIRE : préparation de la commission d’admission, étude des dossiers, présentation en commission. * Gestion des demandes des dossiers médicaux * Gestion des dossiers administratifs et financiers : (entrées, hospitalisation, sorties, décès) * Facturation  * Mise à jour de la liste des tutelles * Divers : Suivi COVID et/ou en cas de crise sanitaire     II.         RELATIONS PROFESSIONNELLES SPECIFIQUES AU POSTE   RELATIONS HIÉRARCHIQUES : ·         Directeur délégué du site Voiron ou son adjoint ·         Cadre de gestion du site Voiron RELATIONS FONCTIONNELLES : ·         Médecins ·         Psychologues ·         Cadres de santé ·         Cadre supérieur de pôle ·         Secteurs logistiques et techniques du CHUGA Voiron ·         Prestataire extérieur entretien des locaux   Profil recherché : PRÉREQUIS : -          Connaissance de la bureautique -          Connaissance des techniques de secrétariat -          Connaissance des ressources territoriales sociales et médico-sociales -          Connaissance de l’environnement médical -          Polyvalence dans ses missions -          Avoir le sens de l’organisation et de l’anticipation   COMPÉTENCES NÉCESSAIRES : -          Maîtriser les outils informatiques -          Connaître la réglementation, les structures et les dispositifs liés à l’activité du secteur sanitaire et médico-social -          Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites -          Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence -          Être capable d’analyse et de synthèse -          Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures -          Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage -          Travailler en équipe / en réseau   LES COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES : Savoir : -              Accueil téléphonique -              Bureautique (Word, Excel, Power-point) + Viatrajectoire -              Classement et archivage -              Droit des patients -              Secrétariat -              Vocabulaire médical   Savoir-faire : -              Être capable de prendre des initiatives adaptées -              Utiliser l’outil informatique -           ...