Sous la responsabilité de la Responsable d'établissement, le/la Secrétaire d'accueil assure l'accueil, gère le courrier et les services généraux et participe au bon fonctionnement de l'établissement. Vos principales missions : Assure l'accueil téléphonique et physiqueGère le courrier (réception, distribution, préparation et envoi) dont le courrier externaliséGère les mailings des documents/produits dans les bacs des clients (ciblages)Organise l'envoi des fournitures d'imprimerie (badges, cartes de visites, carnet d'ordonnances, etc.) vers les clientsGère les achats de frais généraux et fournitures de bureaux et achats diversGère l'envoi externalisé des factures (NEOPOST aujourd'hui et autres prestataires)Gère les tripartites (rapprochement, mise sous pli et envoi)Gère les réservations d'hôtels, les prêts de véhicules et déplacements des salariés (saisie des justificatifs dans KIMOCE ou tout autre outil utilisé)Participe à l'organisation des manifestations locales et évènements (réunions du personnel, congrès régionaux.) sur site en lien avec les autres services (aménagement de la salle/des espaces, achat de nourriture et éventuels consommables, .) (Dans le cadre de l'organisation de réunions/séminaires, il est nécessaire que la personne soit en capacité de déplacer des tables (sur roulettes) et d'empiler des chaises.)Coordonne l'enlèvement des déchets (piles, ampoules, déchets des imprimantes.)Peut-être amené(e) à effectuer tout travail de secrétariat (envoi de factures, rédaction de courriers,.) ou tâches diverses en lien avec le bon fonctionnement de l'établissementRemonte à son responsable toute information liée à son activitéEffectue les missions déléguées par le responsable d'établissementPeut effectuer le relevé quotidien/hebdomadaire/mensuel des températures dans l'entrepôt et à l'intérieur des colis expédiés aux clients si besoin selon les règles et modalités en vigueur dans l'établissement Vous serez éventuellement amené(e) à travailler avec le service Client, sous la responsabilité de la Manager Relation Clients, sur les missions suivantes : Effectue l'accueil téléphonique des clients et réalise les tâches d'exploitation commerciale afférentes (gestion des litiges clients, saisie et suivi de commande, éditions diverses, .). Il (elle) s'assure du traitement de la demande du client dans sa globalité et dans les plus brefs délais.Fidélise les clients :En qualité d'interlocuteur de référence et par sa connaissance des conditions commerciales, leur apporte informations et services adaptés (alcyon.com)Alerte l'interlocuteur concerné (en conformité avec la procédure en vigueur) sur toute anomalie ou sur toute opportunité constatéeAssure la gestion administrative de son activitéRéalise l'ensemble des tâches administratives liées à sa fonction (rappels de lots, relances téléphoniques lors des formations, commandes de produits d'agrément...)Renseigne le CRMRemonte toutes informations liées à son activité à sa hiérarchie Temps de travail hebdomadaire : 36h30 Planning : Lundi : 8h30 - 12h30 / 13h30 - 17h30 Mardi : 8h30 - 12h30 / 13h30 - 17h30 Mercredi : 8h30 - 12h30 / 13h30 - 17h Jeudi : 8h30 - 12h30 / 13h30 - 17h30 Vendredi : 8h30 - 12h30 / 13h30 - 16h (Une pause de 10 minutes (non rémunérées) est décomptée chaque matinée et chaque après-midi) Profil : Bac à Bac+2 en secrétariat, assistanat, gestion administrative, commerce ou assitanat ou équivalent Première expérience réussie en : Accueil / standardSecrétariat administratifGestion de services générauxRelation clientèle Compétences Maîtrise des tâches administratives (courriers, facturation, mise sous pli, mailings) Capacité à gérer le volume d'appels entrants Gestion des fournitures et des achats courants Organisation logistique (réservations, déplacements, événements) Bonne maîtrise du Pack Office et des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, ERP de gestion de la relation client, CRM) Aisance avec les outils informatiques Utilisation d'outils d'affranchissement / externalisation du courrier (type Neopost) Qualités personnelles Excellent relationnel : à l'aise avec l'accueil physique et téléphonique Sens aigu du service interne et externe Discrétion et confidentialité Rigueur, organisation et fiabilité Réactivité Capacité à travailler en équipe