RESPONSABILITÉS : Sous l'autorité fonctionnelle du responsable de scolarité, les activités sont les suivantes : - Accueil et information de la population étudiante, enseignante, des responsables des formations et des personnes extérieures intervenant dans les formations (vacataires d'enseignement). Les échanges avec l'ensemble de ces interlocuteurs se déroulent principalement en anglais. - Mise en œuvre des processus d'inscription administrative et pédagogique des étudiants : Participation à l'organisation des campagnes de recrutement, gestion des dossiers administratifs, paiement des droits et bourses, vérification des inscriptions pédagogiques, suivi des absences - Élaboration des emplois du temps et plannings des formations, des contrôles de connaissance, collecte et saisie des notes dans le système - Préparation des états pour les jurys semestriels et de diplomation, élaboration et saisie des PV dans l'outil - Gestion et mise à jour de la formation dans les outils de scolarité : Maquettes, intervenants, réservations de salles... - Gestion des missions de scolarité : - Organisation de la rentrée, journées d'accueil, journée portes ouvertes - Participation à divers événements : Forums, portes ouvertes, remise de diplômes etc... - Contribution à la gestion des bâtiments : Réservations de salles, vérification des équipements, remise en ordre... - Préparation et suivi des conventions de stage - Accompagnement des étudiants : Démarches administratives de mobilité à l'étranger, suivi... - Établissement de devis, factures et remboursements de frais liés aux formations - Compte-rendu d'activité et participation à la vie de l'équipe *Toutes les missions sont assurées collégialement et tous les membres de l'équipe travaillent en étroite collaboration ; Leur répartition peut varier dans le temps, entre les différents parcours de la formation et les membres de l'équipe. *Le développement de l'offre de formation de PRAIRIE - Paris School of AI étant particulièrement dynamique, de nouvelles missions sont également susceptibles d'émerger. Outils et logiciels utilisés : - Logiciels de scolarité - Pack Office - Visioconférence : Teams Lieu d'activité : - Paris 75005 PROFIL RECHERCHÉ : Niveau d'études minimum requis : Bac+1 à Bac+2 ou équivalent Niveau d'expérience minimum requis : Expérience au sein d'un service de scolarité d'une université ou d'un secrétariat pédagogique nécessaire (Utilisation d'au moins un logiciel de scolarité). Connaissances : - Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de l'enseignement supérieur souhaité Compétences opérationnelles requises : - Evaluation et hiérarchisation des besoins (Capacité à gérer les aléas et les urgences) - Capacité rédactionnelle avérée - Capacité d'organisation et de suivi - Usage courant et aisé de l'anglais Compétences numériques requises : - Outils de messagerie, agenda électronique et de visioconférence - Pack Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) - Logiciels spécifiques liés à la scolarité - Connaissance des logiciels Apogée, PAP, Moodle appréciée mais non obligatoire Langues étrangères et niveaux minimum requis : - Anglais : Niveau B2 du CECRL - Une maîtrise orale avancée est indispensable, l'ensemble des interactions avec les étudiants et enseignants se déroulant en anglais. Savoir-être attendus : - Sens de l'accueil et du relationnel - Anticipation, organisation, rigueur, fiabilité - Discrétion et sens de la confidentialité - Polyvalence, capacité d'adaptation, autonomie Candidater : - CV et lettre de motivation