Véritable pivot opérationnel entre la MIP et le Cabinet, vous accompagnerez les élu(e)s dans l'exercice quotidien de leur mandat. À la croisée de ces deux entités, vous en serez l'interface unifiée : vers les partenaires externes, les services de la Mairie centrale, la Mairie de secteur et l'ensemble des parties prenantes institutionnelles. Doté(e) d'une grande polyvalence, vous saurez gérer simultanément multiples sollicitations et maintenir le lien entre divers interlocuteurs, élu(e)s, directions, usagers, partenaires avec méthode, réactivité et discernement. Vous assurerez l'organisation administrative, la coordination des agendas, le suivi opérationnel des dossiers et la fluidité des échanges au sein d'un environnement exigeant et rythmé. Votre rôle consistera à : - Gérer les agendas: planification, coordination, anticipation des contraintes et arbitrage des priorités ; - Préparer les dossiers et supports nécessaires aux interventions : recherches documentaires, revues de presse spécialisées, synthèses et notes de cadrage ; - Assurer le suivi opérationnel des dossiers de A à Z : instruire, relancer, faire aboutir, alerter à bon escient et rendre compte avec clarté, y compris sur des dossiers complexes et sensibles, souvent dans des délais contraints ; - Rédiger des comptes rendus, des synthèses et des notes ; élaborer des tableaux de bord, graphiques et documents de présentation. - Coordonner et maintenir le lien entre de multiples parties prenantes : Mairie de secteur, Mairie centrale, directions de la Ville, partenaires institutionnels et associatifs ; - Assurer l'accueil et la relation avec les usagers, par téléphone principalement et en présentiel, en incarnant l'image professionnelle de la Mairie ; - Accompagner et appuyer les différentes missions liées à l'exercice d'un Exécutif de Mairie de Secteur. Nous avons hâte de vous connaître ! Titulaire d'une formation administrative et/ou du grade de rédacteur ou adjoint administratif, vous avez une expérience significative sur un poste similaire avec une bonne maitrise du fonctionnement des collectivités territoriales et des procédures administratives. La connaissance fine du Territoire et votre capacité à travailler avec des interlocuteurs variés dans un environnement institutionnel complexe et exigeant sont un atout. Vous maîtrisez les logiciels bureautiques, les outils collaboratifs et les techniques de secrétariat. Doté(e) d'excellentes qualités rédactionnelles et d'une grande aisance en communication orale et écrite, vous avez le sens de la gestion et de la coordination. Vous savez travailler en autonomie et faites preuve d'anticipation et de réactivité afin de prioriser les activités en fonction des urgences. Disponible, adaptable et réactif(ve), vous savez gérer simultanément de nombreuses sollicitations, hiérarchiser les urgences et maintenir un haut niveau de qualité dans votre travail et ce même en période d'activité soutenue. Doté(e) d'un fort sens du collectif et d'une intelligence relationnelle développée, vous vous intégrez aisément dans un environnement de proximité où la cohésion d'équipe est essentielle. Véritable interface de premier niveau auprès de multiples partenaires, vous véhiculez en toutes circonstances une image professionnelle de l'institution et vous vous distinguez par votre rigueur, votre sens de la discrétion, de la diplomatie et de la confidentialité. Enfin, vous savez rendre compte avec précision et alerter à bon escient, en faisant preuve de discernement sur les remontées d'informations et leur temporalité adéquate. Rejoignez-nous !