Référence CSP: 2025-2109640 Définition de la fonction : Dans un contexte de changements profonds du métier et d'un accompagnement ANAP identifié pour l'établissement, le coordonnateur des secrétariats médicaux aura pour mission de planifier, organiser et piloter les activités des secrétariats médicaux en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies. Description des missions : Accueil, encadrement et formation des étudiants et des stagiaires Contrôle et suivi de la qualité des prestations dans son domaine d'activité Réaliser le planning de poste des AMA en contribuant à l'équilibre de la charge de travail Veiller à la cohésion des équipes Gérer les conflits éventuels Assurer l'entretien annuel d'évaluation et fixer les objectifs professionnels Gérer l'absentéisme Allouer et optimiser les ressources humaines et matérielles au regard des priorités et de la variation de l'activité Assurer un suivi des indicateurs qualité (frappe des courriers, gestion des appels téléphoniques) Assurer un suivi des indicateurs plus général avec la mise en place d'un tableau de bord suivi régulièrement Participer à des réunions et groupes de travail institutionnels Traitement des dysfonctionnements Être un acteur dans le développement du DPI, en tant qu'interlocuteur entre le corps médical et le service informatique Accompagner, en lien avec la Direction de l'établissement, la transformation du métier de secrétaire, dans un contexte de déploiement de nouveaux outils informatiques et d'un accompagnement de l'ANAP (Agence nationale d'appui à la performance) Pré requis obligatoires pour exercer : Communication / relations interpersonnelles Evaluation de la charge de travail Gestion administrative Management Organisation et fonctionnement interne de l'établissement Stratégie et organisation Maitrise des outils informatiques (WORD, EXCEL, POWER POINT, SILLAGE), GESTION DES RV, PTAH Organisation du poste : Le coordonnateur des secrétariats médicaux est rattaché hiérarchiquement au Directeur des Ressources Humaines, à qui il rendra compte de manière régulière. Relations professionnelles : Avec tous les acteurs médicaux et paramédicaux. Avec la direction pour la gestion des ressources humaines et matérielles Avec le bureau des admissions, le service informatique, le DIM pour le traitement des données administratives Avec les cadres supérieurs de santé pour un bon fonctionnement quotidien des organisations Savoir-faire : Manager une équipe administrative Manager des projets Concevoir et mettre en œuvre des changements organisationnels Concevoir, piloter et évaluer un projet relevant de son domaine Fixer les objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles Piloter, animer, communiquer et motiver une ou plusieurs équipes Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources Conduite et accompagnement au changement