Description : NOUS RECHERCHONS UN COORDINATEUR DES SECRÉTARIATS MÉDICAUX SUR LE SITE DE SAINT JULIEN EN GENEVOIS Sous la responsabilité de la Directrice des opérations, et de l'attachée responsable des secrétariats médicaux, le coordinateur (trice) doit assurer l'encadrement de proximité de l'équipe des secrétaires médicales en vue d'organiser, de coordonner, de mettre en œuvre, les tâches des secrétaires médicales au sein des services. Il est le responsable hiérarchique des agents travaillant dans les secrétariats médicaux. Encadrer les différents acteurs médico-administratifs en lien avec la démarche qualité, les parcours patients au sein des différents secteurs Ce travail de coordination se fait en lien avec l'équipe des coordinatrices de pôle du CHANGE pour permettre la mise en place d'organisation bi-site en filière. Répartition d'un effectif de 278 agents travaillant dans 82 secrétariats entre 6 coordinatrices ACTIVITÉS ET MISSIONS PRINCIPALES : _Organisation du travail (Technicité et formation)_ Organisation et coordination des tâches Après avoir pris connaissance du fonctionnement et de l'organisation des secteurs, mettre en œuvre et ajuster les organisations nécessaires au fonctionnement des secrétariats afin de garantir l'atteinte des objectifs fixés du fait de l'évolution et transformation du métier. Confirmer le travail et les tâches qui relèvent de chacune des secrétaires médicales compte tenu de leur affectation. Organiser la prise en charge et la formation des nouveaux agents, assurer le suivi des acquisitions et l'évaluation des stagiaires et des professionnels en reclassement professionnel Aider les secrétariats pour prioriser les actions afin d'adapter le travail des secrétariats (tâches, répartition des agents) et apporter l'expertise pour mettre en place une organisation efficace, conseiller les équipes sur le modèle à déployer en apportant de la technicité professionnelle. Suivi des activités Mettre en œuvre l'évaluation de l'activité et des pratiques du secrétariat compte tenu des objectifs et orientations fixés par l'établissement et le pôle Elaborer le programme de travail en assurer la coordination en vue de rationaliser la mise en œuvre des tâches de secrétariat et d'optimiser l'efficacité et la qualité du travail. Proposer des actions, améliorations, les mettre en œuvre. _Animation des équipes (management)_ Animation des équipes Assurer la diffusion des informations indispensables au fonctionnement du secrétariat médical, organiser et participer aux différentes réunions et groupes de travail Gestion des plannings Fixer les cycles de travail conformément aux règles. Superviser le planning en tenant compte des droits à congés, la formation et autres absences de telles sorte que les tâches définies soient réalisées dans le temps imparti. Organiser la continuité de service en veillant au maintien de l'organisation. (Logiciel CHRONOS) Gestion des effectifs Organiser les entretiens de recrutement pour le remplacement des postes vacants selon le mode de fonctionnement mis en place avec le groupe des coordinatrices du CHANGE sous la responsabilité du secteur des AMA à la DUQEP Evaluation professionnelle et formation Assurer l'entretien d'évaluation annuelle Recueillir et proposer les besoins en formation des personnels des secrétariats Gérer l'accueil de stagiaires secrétaires médicales (entretiens, suivis) MISSIONS TRANSVERSALES Collaborer avec les différents corps de métier dans le cadre des parcours patients et participer à la mise en œuvre des projets institutionnels, accompagner les projets de restructuration, analyse des besoins, participation au COPIL. Assurer le recueil et le suivi des indicateurs d'activité (tenue du dossier médical, délai de réponse téléphonique, délais de rendez-vous par spécialités.) en lien avec la DSI Assurer la continuité de gestion lors des absences de ses collègues coordinatrices Profil recherché : * COMPÉTENCES REQUISES : Savoir-faire : * Être capable d'assurer un suivi de ses actions et en référer à son N+1 * Très bonnes connaissances en technique de secrétariat, informatique et logiciel * Savoir transmettre son savoir * Animer, mobiliser, fédérer une équipe en sachant repérer et gérer les conflits * Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation * Analyser et fixer des objectifs et évaluer les résultats Savoir-être : * Avoir le sens des priorités, de l'anticipation et savoir prendre des initiatives * Être à l'écoute, dynamique et rigoureux * Savoir travailler en équipe * Faire preuve de diplomatie, d'objectivité et d'adaptation, loyauté QUALIFICATION : * BAC +2 minimum ainsi que le diplôme de secrétaire médical * Expérience en organisation/management des secrétariats (médical et/ou administratif) ainsi qu'en gestion, animation d'équipe et/ou encadrement