Référence CSP: O013251/202001042 En binôme avec la secrétaire de direction : - Assister l’équipe de direction dans l’organisation quotidienne du travail de l’établissement ; - Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure ; - Contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions de coordination logistique et matérielle. Activités principales spécifiques : - Conception des plannings hebdomadaires d’occupation des salles de l’établissement, en cohérence avec les enseignements, les partenariats et les événements proposés ; - Affectation des salles : étude de la pertinence et suivi de la réponse validée par la direction ; - Organisation et planification de réunions ; - Prise de notes lors de réunions, rédaction de comptes rendus ; - Préparation et organisation des déplacements de l’équipe et des intervenants extérieurs - Gestion du courrier ; - Gestion des appels téléphoniques et de l’accueil physique concernant l’équipe de direction, et de façon ponctuelle lors d’événements ; - Traitement des dossiers ponctuels et suivi des affaires réservées ; - Prise en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service ; - Correspondant informatique entre le conservatoire et le service informatique de l’INSEAMM.