Coordinateur (trice) administratif · Niveau d'études : BAC +3 minimum · Langues : Français, Anglais (Italien serait un +) · Divisions : Collectibles - Publishing - PCSS Missions Principales : Assurer l'accueil et le standard téléphonique, participer à la gestion administrative de l'entreprise (moyens généraux, personnel), et assurer un suivi des données de stocks logistiques dans l'ERP et les systèmes de gestion de l'entreprise. Responsabilités et activités : Assurer l'accueil et le standard téléphonique - Accueillir les visiteurs - Filtrer les appels - Relayer les réclamations aux collaborateurs et service clients - Réceptionner, traiter et envoyer le courrier et les colis - Ranger quotidiennement l'espace accueil et la salle de réunion Participer à la gestion administrative de l'entreprise - Gérer les réservations (voyages professionnels, lieux de réception, restaurants, etc.) et contrôler les factures correspondantes - Passer des commandes (titres restaurant, abonnements, plateaux repas, etc.) - Rédiger et envoyer des courriers (syndicat de copropriété, administration (ex. contraventions), candidatures spontanées, attestations, notes de service, convocations aux réunions du CSE, mise en forme des procès-verbaux, etc.) - Gérer les contrats d'apprentissage et de professionnalisation (3 à 5 par an) : diffuser les offres auprès des écoles, collecter les candidatures, préparer le dossier administratif avec l'école et l'AFDAS - Monter le plan de formation annuel et veiller au suivi des formations - Collecter les arrêts maladie et les justificatifs d'absence - Gérer les visites médicales des salariés (6 par an) - Participer à la gestion des moyens généraux (locaux, informatique, fournitures de bureau...) Assurer un suivi administratif des stocks logistiques dans l'ERP et les systèmes de gestion du groupe Panini - Enregistrer les factures d'achats et générer les entrées en stock dans l'ERP - Confronter et régulariser les écarts de stocks (entrepôts vs ERP), les corriger et les mettre en conformité dans l'ERP - Suivre et résoudre les litiges avec les clients B2B - Implémenter les bases articles dans les outils - Renseigner les dates d'approvisionnement des produits - Enregistrer des commandes clients dans l'ERP Compétences requises : * Compétences techniques : - Savoir bien communiquer à l'écrit et à l'oral - Etre capable de recevoir et de filtrer des appels en anglais (italien un +) - Maîtriser les logiciels Word et Excel (tableaux croisés dynamiques - recherches - formules) - Etre à l'aise avec l'outil informatique (erp notamment) - Maîtriser correctement la langue française et le style administratif pour la rédaction des mails et courriers - Être organisé(e) et rigoureux/rigoureuse - Faire preuve de concentration * Compétences comportementales : - Avoir le sens de l'accueil et du service - Etre ponctuel(le) - Faire preuve de flexibilité et de polyvalence - Avoir le sens de l'organisation et de la planification - Se montrer dynamique - Respecter la confidentialité Formation et expérience : - Formation : Bac +3 - Expérience : Minimum 3 à 5 ans d'expérience dans un poste similaire, de préférence dans un environnement de distribution avec des interactions internationales et des volumes importants. Conditions : * Rémunération : À définir en fonction de l'expérience et des compétences. * Avantages : RTT, Mutuelle, tickets restaurant, Télétravail. Type d'emploi : CDI Avantages : * RTT Horaires : * Du lundi au vendredi * Travail en journée Lieu du poste : En présentiel Date de début prévue : 02/06/2025