POSTE : Assistant Service Maintenance H/F DESCRIPTION : L'assistant assure le traitement administratif des dossiers (saisie de courrier, mise en forme de documents, etc.) et transmet les informations (e-mails, notes, fax, etc.) pour le compte des responsables ou de plusieurs services, selon l'organisation de l'entreprise. Missions générales : - Gestion administrative et comptable : Relance des clients deux fois par mois pour le suivi des encaissements (en lien avec le cabinet d'expertise-comptable). - Accueil et organisation : Reçoit les visiteurs, clients et fournisseurs, les oriente, prend les messages et planifie les rendez-vous. - Gestion du courrier : Trie, distribue, affranchit, enregistre le courrier et gère les messages électroniques (rédaction, mise en forme, suivi et archivage des documents). - Suivi d'activité : Actualise les données (tableaux de bord, résultats, pointages des compagnons). - Contrats de maintenance : Surveille et contrôle leur exécution. - Archivage : Indexe et archive les dossiers travaux. - Gestion du personnel : Assure le suivi administratif des dossiers et organise la logistique des formations et recrutements. Tâches spécifiques au secteur d'activité de l'entreprise : - Rédige des rapports d'intervention ou des contrats d'entretien. - Participe à la rédaction de devis, en collaboration avec le responsable de service. - Assure la mise en forme et l'envoi des factures aux clients. - Pré-remplit les PPSPS ou plans de prévention, selon les demandes des responsables d'opérations. - Veille active sur les appels d'offres publics (présélection, tri, rédaction des documents pour les réponses). - Passe les commandes de régularisation, selon les besoins des responsables d'opérations. PROFIL : Nous recherchons un profil ayant idéalement travaillé dans le secteur du BTP en assistanat polyvalent. Vous souhaitez rejoindre une structure à taille humaine, vous faites preuve de bienveillance, de sérieux, d'un bon esprit d'équipe.