Référence CSP: MINT_BA029ATB-101865 Groupe RIFSEEP : 1 Responsable d'accueil - FPUSA04 Vos activités principales Au titre de l'encadrement des agents du pôle « accueil téléphonique » : Organiser le travail : réalisation du planning (position d'activité et astreinte) Encadrer et accompagner les agents dans l'exercice de leur mission Réaliser les entretiens professionnels annuels et des entretiens de mi-année assurer la montée en compétence des agents en réalisant des entretiens de retour d'information sur leurs pratiques et en aménageant dans le planning des temps dédiés à la formation en ligne Organiser et animer les réunions du pôle accueil téléphonique, produire le compte rendu de réunion Effectuer les remontées mensuelles au pôle ressources humaines concernant le paiement des vacations et des astreintes Au titre de l'activité du centre d'appel: assurer la supervision du centre d'appel : suivi statistique afin d'adapter au mieux le planning, suivi de la qualité des réponses apportées Mettre à jour la documentation du pôle (annuaires MUST, fiches de procédure et éléments de langage) et s'assurer de sa diffusion et de l'application par les agents assurer le suivi de l'activité réalisée par les agents en heures non ouvrées et régler les éventuels dysfonctionnements signalés en contactant les services concernés veiller à la mise à jour des informations communiquées au public en lien avec l'adjoint responsable des pôles « accueil physique », « accueil courrier-courriel » et « mission archivage » afin d'assurer une égale information des agents des trois pôles du service Assurer le suivi de la prestation de service liée à la location et la blanchisserie de draps Gérer et suivre le stock de fournitures du standard (fourniture de bureau, produit d'entretien des parties commune et produit covid-19), passer les commandes auprès du référent fourniture du service ponctuellement, en cas de sous-effectif, participer à l'accueil téléphonique Dans le cadre de la polyvalence : assurer le suivi des indicateurs Pilot NB : se référer au tableau des polyvalences du service pour l'ordre de priorité des polyvalences Votre environnement professionnel Le secrétariat général commun assure l'ensemble des fonctions supports pour la préfecture et les 3 directions départementales interministérielles. Il comprend 5 services : le service des ressources humaines, le service budget/finances, le service immobilier/logistique, le service relations avec les usagers et le service informatique. Composition et effectifs du service Le service des relations avec les usagers est composé d'une cheffe de service, 1 adjointe et cheffe de pôle, 1 chef de pôle et 23 agents. Liaisons hiérarchiques La cheffe du service des relations avec les usagers (ou l'adjointe en son absence) le directeur adjoint du secrétariat général commun, la directrice du secrétariat général Liaisons fonctionnelles Tous services de la préfecture, tous les services de l'état dans le département, les usagers.