Activité 1 : gestion administrative Traiter le courrier papier et numérique en l'absence de la chargée d'accueil Gérer l'agenda du chef de service ASE et de la DEF Gérer l'agenda institutionnel et les instances Suivre la circulation des parapheurs Organiser des réunions : planification, ordre du jour, compte-rendu Rédiger des relevés de décisions, des comptes rendus de réunions, des procès-verbaux selon la nature de l'instance Rédiger diverses notes et courriers à visée interne et externe Effectuer la relecture de documents relatifs aux dossiers pilotés par la DEF (fond et forme) Archiver des documents, des dossiers Créer et mettre à jour des tableaux de bord et de suivi d'activité Activité 2 : gestion des ressources humaines du service en lien avec la DRH Préparer l'arrivée des nouveaux agents Mettre à jour et diffuser l'organigramme du service Gérer le planning des cadres et le planning des congés des agents pour la continuité de service sur la DEF Assurer le suivi des astreintes ASE, du planning aux remontées RH des variables de paie Activité 3 : coordination de l'information au sein du service Diffuser des informations à visée institutionnelle Centraliser les demandes et les besoins des agents Assurer une communication interne et externe sur la DEF Activité 4 : référente du service Être la correspondante du service pour la communication Être la correspondante logistique du service pour les commandes de petit matériel Être la référente pour les archives ASE Profil issu d'un niveau BTS Assistante de direction Ce poste est ouvert à tous et toutes, dans un environnement inclusif et accessible. * RTT * CNAS * Mutuelle/Prévoyance * Prime annuelle * Titres restaurant * 25 CA et 14 RTT