Descriptif du poste:\n\nAdministrer les formations pour les participant-es (personnel expatrié et national) et les intervenant-es (internes et externes) :\n* \nCollecter, saisir et contrôler les éléments pour constituer les dossiers administratifs de formation : gestion des candidatures et des inscriptions, constitution des dossiers, mise à jour de la base de données RH,\n* \nAppliquer les procédures dans le respect de la législation internationale (liée aux exigences diplomatiques et aériennes), ainsi qu'en accord avec la politique de formation et les règles de fonctionnement internes au service, tout en veillant à l'optimisation des dépenses,\n* \nOrganiser les arrivées/départs des participant-es (demandes de visa, billets d'avion/train), leurs hébergements (réservation des hôtels) et transmettre les informations (participant-es, interlocuteur-rices MSF Paris, missions et autres sections),\n* \nS'assurer d'une bonne communication des personnes inscrites sur les terrains : convocations aux formations,\n* \nFaire le suivi administratif avec les Gestionnaires de Pool, les RH Cellules et les autres sections MSF du nombre de participant-es inscrits pour chaque session de formation,\n* \nEtre le-la référent-e avec les participant-es sur les questions administratives et pratiques,\n* \nEtre en support logistique aux Chargé-es de Formation pour la préparation en amont des formations : commande de repas et de pots, réservations d'hôtel.\nCollaborer avec les départements, les terrains, les autres sections MSF et les centres de formation externes :\n* \nAgir en conseil et support auprès des collaborateur-rices (au siège et sur les terrains) sur l'inscription aux formations,\n* \nContribuer au développement de la transversalité entre services, en particulier avec le Bureau des départs.\nReprésenter officiellement l'association auprès d'instances officielles, d'organismes agréés et de prestataires de service :\n* \nReprésenter officiellement MSF auprès des Ambassades, de la Police Aux Frontières, des organismes externes (organismes de formations, universités, écoles), des prestataires de service (hôtels et agences de voyages) et des réunions avec les autres sections MSF,\n* \nAssurer les relations commerciales au nom de MSF (négociation des tarifs, des frais et participations aux évènements organisés par nos prestataires).\nEtre responsable d'une caisse en lien avec le Service Comptable :\n* \nEvaluer, anticiper et assurer les besoins en trésorerie propre à chaque session de formation,\n* \nEffectuer les remboursements, distribuer/payer des per diem, et tenir à jour l'outil comptable,\n* \nRéaliser des inventaires physiques,\n* \nVérifier et valider les notes de frais, les factures et les refacturations avec le-la Chargé-e de Formation concerné-e,\n* \nSuivre les remboursements effectués et la gestion des relances,\n* \nParticiper au suivi budgétaire.\nActivités transversales (...)\n(ANNONCE COMPLETE SUR NOTRE SITE)\n\nProfil recherché:\n\nExpérience :\n* Formation Bac + 2 ou équivalent, en administration, tourisme ou similaire,\n* Une expérience de minimum 2 ans sur un poste similaire ou aux RH,\n* Une expérience dans l'associatif et/ou dans l'humanitaire sur un poste similaire ou aux RH est exigée,\n* Une expérience sur le terrain à un poste d'administrateur-rice (CoRh, CoFiRh ou Admin confirmé) est un atout.\nLangues :\n* Français (C2) et Anglais courant (B2).\nCompétences :\n* Maitriser les compétences techniques de son emploi dans les domaines des RH et de la finance,\n* Maitriser Word et Excel.\nAptitudes :\n* Rigueur, être organisé-e, autonomie, forte capacité d'adaptation et d'anticipation,\n* Bon relationnel, sens du service, travail en équipe. Bonne communication,\n* Qualités d'analyse et de synthèse. Gestion des priorités et des urgences.