RESPONSABILITÉS : Poste de gestionnaire administratif (H/F) au sein de l'Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI) à pourvoir à 100% dès que possible Les Instituts de formation paramédicales du Centre Hospitalier de Saint-Nazaire assurent l'élaboration, l'organisation et la gestion des trois années de formation pour les étudiants(es) en soins infirmiers (IFSI)et de l'année de formation pour les aides-soignants (es) (IFAS) en vue de la présentation aux diplômes (Diplôme d'Etat Infirmier et Diplôme d'Etat Aide-soignant). Quotas de formation: -90 étudiants infirmiers par année -130 élèves aides-soignants Activités principales: -Accueillir, orienter et renseigner le public de façon spécifique (étudiants, intervenants...), sur place ou par téléphone -Gérer les sélections à l'entrée à l'IFSI -Gérer les dossiers administratifs et financiers, de l'inscription à la sélection jusqu'à la diplomation des étudiants -Gérer de façon mensuelle la rémunération des formateurs occasionnels et des jurys -Gérer les saisies et suivis des parcours des apprenants, des enquêtes sur les plateformes Régionales, OPCO, CARIFOREF, SOFI, Pôle Emploi, ASP, DIREECT et DREETS... -Gérer sur un plan administratif les liens avec l'Université -Participer aux actions promotionnelles des Instituts (salons, portes ouvertes, interventions en lycées, vidéos...) -Participer aux groupes de travail interne (Communication, Qualité, QVES...) -Acquérir la connaissance de la réglementation sur la formation infirmière, les sélections, les prises en charge financières, la sécurité sociale étudiante etc... -Contribuer à la veille et à la gestion documentaire -Archiver et détruire les documents selon les normes -Surveiller de façon occasionnelle les séances de validation d'épreuves (de sélection et/ou d'examens semestriels) -Être en support réciproque avec son/sa collègue secrétaire-gestionnaire de Licence 1 Particularités du poste: -Temps de travail : 100% du temps de travail -Temps hebdomadaire : 37 heures 30 minutes. -Horaires actuels: 9h00 / 17h15 -Organisation du travail : du lundi au vendredi, possibilité de télétravail -Les congés sont à planifier sur les périodes de vacances scolaires des étudiants et des élèves -Pics d'activité à différentes périodes : sélection, concours, rentrée, diplomation PROFIL RECHERCHÉ : Exigences du poste: -Titulaire d'un baccalauréat + 2 ans, type assistant de direction – assistant en Gestion -Gérer simultanément plusieurs activités -Travailler en binôme/et équipe de 5 agents administratifs -Respecter des échéances, de la confidentialité et du secret professionnel -Avoir des capacités d'initiatives dans le cadre de son champ de responsabilités -S'approprier l'utilisation des logiciels spécifiques (PARCOURSUP, LOGIFSI, plateformes de déclarations des activités administratives) -Connaitre le fonctionnement et l'organisation de l'établissement de rattachement et des tutelles : DIREECT, DREETS et Conseil Régional Qualités requises: -Être dans une attitude éthique, respectueuse des besoins des apprenants et acteurs des Instituts -Être autonome, avoir le sens des responsabilités et du travail en équipe -S'inscrire dans la dynamique de réflexion Qualité et Amélioration continue (avoir un œil critique sur les pratiques professionnelles) -Avoir le souci de rendre compte -Être ordonné, rigoureux et méthodique -Polyvalence dans les activités de secrétariat Compétences requises ou souhaitées: -Compétences en techniques de secrétariat, d'accueil téléphonique et d'accueil physique -Compétences relationnelles -Compétences rédactionnelles et prise de comptes rendus -Compétences dans l'utilisation des logiciels du Pack Office (Word, Excel, Powerpoint) Si votre profil correspond à ce poste et que les missions vous intéressent, n'hésitez pas à nous envoyer votre CV et votre lettre de motivation pour rejoindre l'équipe. (ainsi que le questionnaire à compléter, reçu automatiquement après l'envoi de votre candidature)