RESPONSABILITÉS : ACTIVITE PRINCIPALE - Accueil des personnes et gestion des appels téléphoniques : renseigner et orienter, écoute, disponibilité et soutien, écriture fidèle des messages et diffusion rapide aux bonnes personnes, rédaction et présentation des fiches de première demande - Bureautique : tâches médico- administratives (courriers médicaux, rendez-vous de consultation, travaux divers pour le service, commandes de papeterie, agendas, tri du courrier médical, etc....), - Participation aux réunions convenues avec rédaction de comptes rendus, - Travail vigilant de coordination des informations entre les différents intervenants, avec toutes les structures de l'établissement, l'administration et les partenaires extérieurs, - Répondre aux diverses demandes d'informations des personnels sur le fonctionnement du secrétariat, les coordonnées des institutions et du public, les documents, le matériel..., - Assurer le secrétariat du CMPI en collaboration avec la secrétaire en binôme - Participation aux différents groupes de travail institutionnel qui seront définis, - Gestion médico-administrative des dossiers : ouverture, tenue, archivage et classement des dossiers, PROFIL RECHERCHÉ : COMPETENCES REQUISES SAVOIR : Connaissance de l'accueil téléphonique Connaissance approfondie des outils informatiques. Connaissances des institutions sociales, médico-social, sanitaires du réseau local, Se tenir informé(e) de l'évolution des réglementations et des nouvelles techniques dans son domaine. SAVOIR-FAIRE : Accueillir, prendre une demande sans reformuler, savoir résumer les points clé synthétiser les informations. Gérer ses émotions S'exprimer en public Identifier/analyser des situations d'urgence, prendre des initiatives adaptées et définir des réponses avec le soutien de l'équipe. Identifier les informations communicables à autrui dans le respect du secret professionnel S'organiser, gérer le temps pour mener les travaux et les délais impartis en collaboration avec l'autre secrétaire et le responsable médical, Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports (pack office windows) SAVOIR-ETRE : Rigueur, capacité d'organisation, capacité d'adaptation et qualité relationnelle (bienveillance, patience). Respect de la confidentialité et discrétion Autonomie, sens relationnel, savoir rendre des comptes Avoir connaissance des limites de son poste et savoir passer à temps le relai, en interpelant les professionnels des deux structures, S'adapter à des services différents et à des partenaires variés. Etre capable de découvrir et assimiler les différents fonctionnements de toutes les institutions autour de l'adolescence est nécessaire, DIPLOME/FORMATION : BAC SMS ou formation équivalente. Diplôme de secrétariat médical ou médico-social.