Descriptif du poste: Préparation et suivi des commissions de sécurité : - Suivre et tenir à jour le calendrier des visites des commissions de sécurité. - En amont des commissions de sécurité, préparer les dossiers en liaison avec le pôle maintenance et le service sécurité. - Veiller à ce que l'ensemble des prescriptions des PV ou des rapports des bureaux de contrôles soient levées avant la date de la commission de sécurité. - Classer et archiver les documents afin d'avoir une banque de données fiable. - Analyser les rapports des bureaux de contrôles et demander les devis pour lever les non-conformités aux entreprises concernées. - Veiller à ce que les visites de maintenance réglementaires soient effectuées dans les temps. Préparation et suivi des remarques de l'inspection du travail : - Analyser les courriers de l'inspection du travail. - Regrouper les documents nécessaires aux réponses. - En liaison avec la DRH, préparer les éléments de réponse. - Classer et archiver les documents afin d'avoir une banque de données fiable. - Analyser les rapports des bureaux de contrôles et demander les devis pour lever les non-conformités aux entreprises concernées Mouvement du parc de magasins : Dans le cadre du passage d'un magasin du réseau intégré vers la location/Gérance : - Être en lien avec le service afin de connaître les différents passages en Loc - Alerter les personnes au sein de la direction technique afin que les audits préalables soient menés ainsi que le call center - Informer de la rupture du contrat - Solliciter les différents prestataires afin d'obtenir les contrats de maintenance, et les soumettre en signature pour activation du contrat - Mise à jour des fichiers de suivi et archivage des documents Dans le cadre des mouvements de magasins entre le réseau intégré et les franchisés/reprise de magasin : - Transmission de l'ensemble des documents permettant la signature de cession d'un magasin - Relation étroite avec le service juridique afin de transmettre les documents dans les délais ou solliciter les prestataires si des documents venaient à manquer - Obtention des documents et archivage de ces derniers lors de la reprise d'un magasin Suivi des contrats de maintenance : - Suivi des contrats de maintenance - Mise à jour du fichier contrat - Relation étroite avec nos fournisseurs Tâches administratives : - Rédiger des courriers. - Passer des commandes et suivre la facturation. - Classer et archiver les différents documents entrants et sortants au sein de la direction - Administrer et suivre les dossiers de créations fournisseurs Travaux : - Savoir lire et analyser un courrier d'architecte/mairie afin de pouvoir faire un retour au directeur technique et en apprécier le degré d'urgence. - Classer les documentation Profil recherché: - Autonomie. - Rigueur. - Organisation. - Esprit de synthèse. - Esprit d'équipe. - Bon relationnel - Capacité d'analyse et de rédaction. - Maitrise parfaite du pack-office.