RESPONSABILITÉS : Conditions de travail - Horaires : temps de travail journalier 7h30 - amplitude horaire 7h30-18h30 - Horaires coupés ou continus selon plannings prévus et en fonction des postes tenus - Contraintes organisationnelles et relationnelles : dépassements d'horaires éventuels, contact public, travail en collaboration avec l'ensemble de ses collègues et participation à la gestion des autres spécialités du secteur, exigence d'un accueil de qualité des patients - Rattachement hiérarchique : Niveau 1 : la secrétaire référente de secteur Niveau 2 : la responsable des secrétariats médicaux du secteur Niveau 3 : la Directrice des Affaires Médicales et de la Recherche Clinique et de l'innovation - Relations professionnelles : Dans les services : l'ensemble des collègues, le personnel médical et soignant. Dans l'établissement : médecins, soignants, paramédicaux, autres services médicaux, bureaux des admissions, et services administratifs. En dehors de l'établissement : autres établissements de santé, relations avec la ville. Vos activités Hors remplacements : - Aide à la résorption du retard sur toutes les tâches des secrétariats médicaux en corrélation avec les fiches de tâches des services concernés. Remplacements : Accueil physique - Accueil physique des patients hospitalisés ou des consultants en fonction du service, des visiteurs, du public, des professionnels de santé. - Création du dossier Evoluance, Firstnet, facturation Accueil téléphonique - Réception des appels téléphoniques des patients, des familles, du public, des professionnels de santé, du personnel, des médecins traitants, et des services de l'HNFC. - Gestion des appels téléphoniques des services concernés : prise de messages avec transmissions aux personnes concernées. Gestion des sorties - Gestion du suivi des patients à l'issue de l'hospitalisation ou de la consultation. - Traitement des demandes des médecins: RDV futurs, copies... Programmations opératoires - Programmation des interventions et hospitalisations Frappe - Saisie et mise en forme des documents, rapports, courriers et comptes rendus médicaux. - Traitement des courriers : copies et envoi des comptes rendus. Tâches administratives - Préparation et participation éventuelles à des réunions. - Tableaux de garde. - Gestion des fournitures de bureau. - Gestion des fax, du courrier (tri et distribution). - Commandes de fournitures, imprimés. PROFIL RECHERCHÉ : Diplôme : - BTS Assistant de Direction, diplôme de secrétariat médico-social, diplôme de secrétariat, expérience dans les secrétariats médicaux Savoir-faire : - Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics - Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire - Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites - Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel - Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité - Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures - Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence - S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone - Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles - Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau - Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers Connaissances requises : Connaissances opérationnelles : bureautique, codage des actes, communication, droit des usagers du système de sante, organisation et fonctionnement interne de l'établissement Connaissances générales : réglementation des archives Connaissances approfondies : Secrétariat, vocabulaire médical