POSTE : Assistant ou Assistante de Formation Executive Education - Summer School H/F DESCRIPTION : Activités classiques de fonctionnement d'un secrétariat : - Agenda, téléphone, accueil, saisie et mise en forme de divers documents (programmes, documentation pédagogique, réponses à appels d'offres, courriers, tableaux statistiques, etc.), photocopies, fournitures, classement, archivage, etc. Accueil et suivi commercial : - Relations avec les clients et les prospects, renseignements, orientation, envoi de programmes sur demande, relances téléphoniques ; relecture de brochures de programmes ; - Constitution administrative et mise en forme des dossiers et devis de réponse aux appels d'offres et consultations ; - Réception et suivi des candidatures, assistance au montage des dossiers des participants aux formations diplômantes et certifiantes. Gestion administrative des clients, des stagiaires et des intervenants : - Inscriptions, établissement des conventions de formation, confirmations, convocations ; - Relation avec les intervenants en appui du (de la) chargé(e) de mission : collecte des programmes et de la documentation pédagogique, confirmations, dossiers administratifs ; - Suivi de la scolarité et des dossiers des participants aux formations diplômantes et certifiantes avec les organismes de co-financement ; - Entretien de la base de données des clients, des prospects et des intervenants. Support à l'organisation et au suivi des sessions de formation en coordination avec le pôle support : - Planification, réservation des salles, reprographie, organisation des entretiens de sélections et épreuves finales des cycles diplômants et certifiants ; - Traitement des évaluations des actions de formation ; Participer ponctuellement à des projets transverses. PROFIL : - De formation Bac +2, vous bénéficiez d'une expérience significative réussie sur une fonction similaire, et idéalement dans le secteur de la formation continue ; - Connaissance des dispositifs de formation professionnelle. SAVOIR-ÊTRE - Adaptabilité - Capacité à communiquer, aisance relationnelle - Polyvalence - Reporting, capacité à faire remonter l'information sur son activité - Sens de l'organisation, rigueur - Travail en équipe et en mode collaboratif avec les autres services SAVOIR-FAIRE - Capacités rédactionnelles - Outils bureautiques/web et logiciels métier - Sens du service commercial et de l'accueil