Description : ACTIVITES / MISSIONS : 1.     ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL   Secrétariat au sein du service de l'unité post-urgence gériatrique. 1 bureau dans 1 pièce dédiée à la secrétaire (fenêtre, porte) en rez-de-chaussée du bâtiment.   2.     MISSIONS   -Accueillir et renseigner les patients, familles et usagers. -Planifier les activités (parcours patients, agenda des consultations, admissions, convocations.). -Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient. -Etre garant de la coordination médico-administrative et de la circulation de l'information.   3.     ACTIVITES   >ACCUEIL   - Accueil physique/téléphonique et orientation des patients pour une prise en charge de qualité (identification, tri et gestion des priorités en évaluant le degré d'urgence et les besoins/attentes des patients) - Prise de rendez-vous pertinente pour mise en adéquation des pathologies et des spécificités des médecins - DXplanning   >OPTIMISATION DE LA GESTION ET COORDINATION MÉDICO-ADMINISTRATIVE   - Gestion des agendas des médecins (dans Outlook) - Coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (hospitalisations, examens.) en lien avec les plateaux techniques, les services de consultations et d'hospitalisations - Organisation des activités en fonction des moyens et transmission de l'information à l'équipe pluridisciplinaire   >GESTION ET SUIVI DES ÉLÉMENTS DU DOSSIER PATIENT   - Tri, mise en conformité, vérification de la qualité des informations relatives au dossier dans le cadre règlementaire et de l'identitovigilance - Numérisation, tri documentaire, et connaissances des procédures de conservation documentaire - Archivage (en tenant compte de la règlementation des archives médicales)     >CONCEPTION ET RÉDACTION DE DOCUMENTS RELATIFS À SON DOMAINE D'ACTIVITÉ   - Prise de notes, saisie, mise en forme de documents - Traitement des courriers - Mise en cohérence des données dans le cadre du dossier médical informatisé - Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance         4.       AUTRES ACTIVITES :          -    Tutorat : Accueil, encadrement et accompagnement pédagogique de personnes (agents,               étudiants, stagiaires, nouveaux professionnels...) -          Mise en place, organisation, suivi des staffs médicaux -          Suivi et accompagnement des projets transversaux en lien avec l'activité         5.       LISTE DES TACHES RATTACHEES AU SECRETARIAT DE L'UPUG :   -          Courrier d'hospitalisation 48h avant la sortie des patients : Ø  Fusion Ø  Relecture pour fautes de frappe/ orthographe + mise en forme Ø  Relecture du courrier le jour de la sortie + envoi   -          Récupérer les comptes rendus des différentes hospitalisations et consultations Ø  Les scanner et mettre dans document externe (DxCare)   -          Numérisation des dossiers patient papier, ECG, examens papiers, personne de confiance + directives anticipés Ø  RENDRE LES DOCUMENTS À LA FAMILLE   -          Prendre les RDV familles / personne de confiance à 48h de l'arrivée du patient (planning Outlook médecins et le noter dans le planning et l'agenda papier de chacun des intervenants)  -          Contact avec les familles des patients (rdv, autres)  -          Mise à jour destinataire de l'adresse mail générique upug.sa (changement internes, CCA, médecins, cadre de santé) -          Impression + mise à jour liste astreinte médecins du pôle -          Prise de RDV externe pour patient -          Envoyer Fax (bilans/ ordonnances/ CRH) à la demande des correspondants de sortie (EHPAD- SSR) -          Création fiche Silbo des patients arrivant en entrée directe et mise à jour des dates de sorties (Logiciel SILBO) -          Veiller à la rédaction des courriers de décès -          Point avec Médecins séniors si demande hospitalisation ou administrative -          Rappel famille si oubli effet personnel             COMPETENCES REQUISES : TECHNIQUES : -Adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétences -Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire -Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vo