Description : [*]  Poste à 80%     Assurer le secrétariat du service de santé et prévention au travail des sites NORD et SUD [*]     Assurer l’accueil physique des professionnels du CHUGA [*]     Réceptionner et traiter les appels téléphoniques [*]     Gérer les rendez-vous médicaux de l’équipe médicale et paramédicale du SPST [*]     Gérer les dossiers médicaux des personnels hospitaliers : o   CONVOCATIONS VISITES MÉDICALES SYSTÉMATIQUES, ou autres  o   CONVOCATIONS AUX ENTRETIENS INFIRMIERS o   ANNULATION DES CONSULTATIONS À LA DEMANDE DES MÉDECINS DU SPST o   COURRIERS MÉDICAUX (papier ou mail) o   NUMÉRISATION ET ARCHIVAGE DES DOCUMENTS DANS MEDTRA (logiciel de médecine du travail). o   ENVOI DES CERTIFICATS MÉDICAUX D’APTITUDE aux gestions de pôle et/ou DRH et/ou cadre. o   CONTACT AVEC LES GESTIONNAIRES RH OU LES CADRES lorsqu’ils ont une demande spécifique concernant un agent. o   MISE À JOUR DES DONNÉES ADMINISTRATIVES DU DMST DANS LE LOGICIEL MEDTRA [*]      Réception et traitement des mails en coordination avec les autres secrétaires SPST [*]     Trier le courrier du service [*]     Editer les fiches de liaison et/ou du carnet de vaccinations des professionnels du CHUGA [*]     Participer aux réunions de service [*]     Organiser des réunions [*]     Remplacer l’hôtesse d’accueil si absente   ACTIVITÉS ANNEXES [*]      Gérer les stocks : o   Commandes des fournitures de bureau sur le site LYRECO et DYADEM (budget annuel limité) o   Commandes sur COPILOTE tous les mois o   Commandes à l’imprimerie des différents imprimés du service [*]      Réaliser les demandes d’interventions techniques (Bons GMAO) du service [*]      Préparer le bilan annuel d’activité du service et des statistiques d’activité par médecin   Activités spécifiques en lien avec la Radioprotection   Profil recherché : CAPACITÉS ORGANISATIONNELLE: o   Sens de l’organisation o   Capacité d’adaptation en fonction de l’activité et du flux des agents o   Capacité à prendre des initiatives et à rendre compte à sa hiérarchie   CAPACITÉS RELATIONNELLES : o   Sens de l’accueil et maitrise de soi o   Sens du contact et du travail en équipe pluridisciplinaire o   Capacité à garantir une approche bienveillante et une écoute auprès du personnel en difficulté o   Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire   COMPÉTENCES TECHNIQUES : o   Utilisation des outils informatiques MEDTRA, CPageI, Outlook, Word, Powerpoint, Excel, portails LANDAUER et SISERI pour la Radioprotection