Sous la responsabilité de la cheffe du service parentalité, réussite éducative et petite enfance, vous assurez des missions d’assistante administrative et financière (70%) telles que définies :   -  Activités administratives:   o   Saisir et présenter des courriers, rapports, compte-rendu, notes administratives, dossiers de demande de subvention, o   Vérifier la conformité des documents produits au sein de service au regard de la Charte graphique, o   Enregistrer et suivre le courrier du service (courriers, documentation) : enregistrement du courrier, suivi du chrono, transmission aux personnes concernées, assurer le suivi des parapheurs, o   Répondre à des demandes d’information des services municipaux ou autres services publics et transmettre les informations (téléphone, messagerie…), o   Assurer la réservation des salles de réunion du service sur demande, o   Établir les certificats administratifs, o   Informer et accompagner les agents du service sur les questions techniques (logiciels et procédures…), - Activités comptables petite enfance et parentalité o   Saisir les bons de commande, o   Collecter les documents budgétaires et les transmettre aux finances ville, o   Tenir à jour des tableaux de bords de suivi des engagements   -   Activités administratives spécifiques au PRE : o   Assurer l’accueil téléphonique du Programme de réussite éducative, o   Gérer les contrats et les conventions des intervenants recrutés (rédaction, déclarations URSSAF, suivi des heures en lien avec la DRH), o   Organisation et suivi logistique des ateliers du PRE : commandes et approvisionnements o   Assurer le lien avec les familles et les intervenants (enregistrement des absences et des annulations) Sous la responsabilité de la directrice des politiques éducatives et du chef du service Enfance-éducation, vous assurez des missions d’assistante administrative, financière et de direction (30%) telles que définies :   - Assistance au fonctionnement de la direction : o   Gestion du courrier de la direction : enregistrement à réception, suivi des parapheurs, envois postaux (tous les jours) ; o   Gestion des courriers de réponse négative aux demandes de subvention ; o   Accueil téléphonique et prise de messages (tous les jours) ; o   Demandes ponctuelles d’édition de documents au service de reprographie ; o   Suivi des plannings de congés : mise à jour avant chaque période de vacances des prévisions d’absence au sein de la direction, en lien avec la coordinatrice de la DGA aux services à la Population ; o   Commande de fournitures de bureau (une fois par trimestre) ; o   Rédaction des conventions de mise à disposition des locaux du centre aéré des Lônes ;   - Suivi des écoles Vancia, Paul Chevallier, Canellas, Castellane et Brosses :   o   Préparation et suivi des ordres du jour des conseils d’écoles en lien avec les services municipaux ; o   Suivi des commandes de fournitures scolaires en lien avec l’enveloppe budgétaire attribuée à chaque école ; o   Rédaction des conventions de mise à disposition des locaux scolaires ; o   dérogations restauration scolaire (en lien avec la responsable de la restauration scolaire) o   scolarisation à domicile ou autres écoles Profil : Formation aux métiers du secrétariat et/ou de la comptabilité     Qualités : -          Bonnes capacités rédactionnelles, d’organisation et de synthèse -          Discrétion, rigueur, autonomie et sens de la confidentialité -          Aisance relationnelle et sens du service -          Polyvalence et capacités d’adaptation -          Sens du travail en équipe   Savoirs : -          Connaissances des techniques budgétaires (règles comptable publique, nomenclatures) -          Maîtrise des procédures administratives -          Maîtrise des outils informatiques et bureautiques   Savoir- faire : -          Capacité à se former et à entretenir ses connaissances, -          Respecter les délais et procédures, -          Savoir respecter la confidentialité des informations reçues et traitées et présenter une image positive de la direction, de la mairie et du service public,